エム・シー・ヘルスケア株式会社様

病院をつなぐ会員制コミュニティサイトで、ドクター間の情報交流を促進

医療材料の調達支援など、病院経営の効率化を事業とするエム・シー・ヘルスケア株式会社(以下、エム・シー・ヘルスケア)。同社は、全国の病院が医療材料の共同購入について意見交換を行う場として、コミュニティサイトの運用管理を手がけている。その基盤として選ばれたのが、きめ細かなサポートを強みとするコミュニケーション・プラットフォーム「ナレジオン」であった。

社名 エム・シー・ヘルスケア株式会社
設立 2010年
事業内容 医療材料、医療機器、医薬品調達に関する支援業務など
URL
エム・シー・ヘルスケア株式会社様

課題

共同購入を目的とした情報共有ネットワーク

たび重なる医療制度改革の影響もあり、病院を取り巻く経営環境は、年々厳しさを増している。そんな中、エム・シー・ヘルスケアは、注射器・包帯・カテーテルなど日常業務で不可欠となる医療材料を「より低コストで」「より迅速に」調達できるよう支援する、医療業界のパートナー的存在だ。
米国ではすでに普及している、複数の病院による医療材料の共同購入の仕組みを、日本でいち早く採用。他にも、CTやMRIなどの医療機器の調達支援、限られた手術室を効率よく運用するためのコンサルティングまで、医療機関の“経営改善の後方支援”をキーワードに多岐にわたる事業を手がけている。
エム・シー・ヘルスケア NHS事業本部の松井みどり氏は、次のように語る。「医療材料の共同購入は、ただ大量に注文して仕入れ値を下げればいいというものではありません。患者さんの健康・生命に関わるため、現場の医師同士がどの製品を使用するかを議論し、治療効果が高く使いやすいものを厳選する必要があります」。
そのために設けられているのが、同社の顧客である全国約100の医療機関をメンバーとする、共同購入のための委員会だ。医師による委員会、事務職の委員会など合計9つの委員会が設けられ、どのアイテムを共同購入するかで意見交換を行っている。「委員となっているのは、多忙な医師や看護師の方などです。そこで、エム・シー・ヘルスケアが事務局機能を提供することで、意見交換をスムーズに行えるよう支援しています」(松井氏)。

想定を超えていたサポート費用

委員同士が意見交換を行う手段として、定期的に委員会を開催するとともに、ネットを通じた委員会ごとの情報共有も図られている。設立当初の委員会は、現在の5分の1ほどの規模で、事務局から各委員に連絡・報告を行う際はメールが利用されていた。「メールによる情報共有のネックは、テーマごとのやり取りを時系列で把握するのが難しく、目的の情報を探し出すのも困難という点です。そこで、グループ内のみで意見交換を行えたり、会議資料を一覧できたりといった、情報ポータルを持てるグループウェアの導入に関心を持つようになりました」(松井氏)。
松井氏は2009年に、まず小規模向けグループウェアを1年間試用し、目的に見合うことを確認。その後に、100アカウント以上に対応可能なSaaS型グループウェアサービスへ移行した。同サービスは、ブログの仕組みとして利用されているMovable Typeをベースにしたグループウェアで、カスタマイズの自由度の高さに定評があった。
しかし、実際に使っていく中で課題も見えてきた。「それまでプログラミングの経験がなかったため、機能を追加するたびMovable Typeの記述が大変で、試行錯誤の連続でした。そうなると、ベンダーのサポート窓口が頼みの綱なのですが、技術的な質問は1件あたり万単位の料金がかかると知らされ、戸惑っていました」(松井氏)。
このサポート費用の高さでは、気軽に質問を行うこともできないため、新たなグループウェアへ乗り換える方向で社内の意見もまとまった。

選択

新着情報がひと目で分かるシンプルさ

こうして2010年の夏頃から、松井氏は展示会やインターネットを通じ、さまざまなグループウェア製品をピックアップ。まずは、導入初期コストを考慮してSaaS型グループウェアの中から5製品程度にまで絞り込みを行った。そして、各ベンダーからの最終的な見積り・プレゼンを受ける直前の段階で、急きょ候補として加えられたのが、TISの「ナレジオン」だった。
「同僚が、システム構築で取引のある株式会社インテックから、数年前に提案された『ナレジオン』のことを思い出し、助言をくれました。とにかく低コストが印象に残っているとのことだったので、急きょ『ナレジオン』も候補として検討する運びとなりました」(松井氏)。
こうして最終候補の製品が出そろい、価格面、機能面などさまざまな視点から検討が行われた。どのグループウェアも十分に高機能であり、最終的に社内で議論されたのは、“多機能さを取るか、シンプルさを取るか”という点だったという。
「多機能な製品は、最初のポータル画面にたくさんのメニューが表示されていたり、新着情報がテロップで表示されたりと、目に入る情報量が多すぎることが難点でした。これでは、多忙な医師や看護師に使ってもらうのは難しい、と感じました」(松井氏)。その点、シンプルなインタフェースを高く評価されたのが、TISの「ナレジオン」。ホーム画面には必要な情報だけを配置できるため、多機能でありながらもシンプルな画面にカスタマイズできる柔軟さは社内で好評だったという。

決め手は、きめ細かなサポート対応

松井氏が新たなグループウェアに求めていた最大の条件は、技術的なサポートを余分なコストをかけずに受けられることであった。「以前のグループウェアは、サポートがあまりに高額で、十分に使いこなせなかったという反省点がありました」(松井氏)。
TISの「ナレジオン」は、メールによる問合せはすべて無料、という条件となっていたが、電話サポートも希望する松井氏は、TISの営業担当にその旨を交渉。「営業担当者としても問い合わせにできる限り対応する、と回答をいただけました。この柔軟な対応には、担当者の熱意がとても感じられました」(松井氏)。
また、松井氏は料金の安さについても高く評価した。「当コミュニティサイトは、全国の約100の医療機関が参加し、経営者層、医師、看護師などへ発行するアカウントの数は300以上になります。決して少ない数ではないため、なるべく毎月のランニングコストを抑えられないかと考えていました」。その点、「ナレジオン」は1IDあたり月額300円(エントリータイプの場合)と、競合製品の中でも最安クラスであり、十分に納得できる料金だったという。
こうして2011年3月に、「ナレジオン」の導入が決定。翌4月に新たなプラットフォーム上でコミュニティサイトの運用がスタートした。

活用

さまざまな用途に活躍するレポート機能

導入以来、約1年間の運用を経た松井氏は、「ナレジオン」の機能の中で、特にレポート機能の使いやすさを高く評価している。これは、コミュニティに公開した情報や告知に対し、複数メンバーが次々と情報を書き加えていける機能。松井氏は、レポート機能を、会議の出欠確認やアンケートなど、さまざまな用途に活用しているという。「委員会によってはメンバー数は20名程度となり、会議の開催日時を調整したり、出欠予定を確認する連絡作業が大変でした。この作業負担は、レポート機能を利用することで、大変楽になりました」(松井氏)。
事務局が連絡を行う際は、標準フォームとして用意した出欠情報やアンケートのテンプレートを選び、必要な文字情報を入力するだけで済む。
「たとえば、ある委員会の出欠を確認する場合、コミュニティサイト上に出欠確認用のレポートを投稿します。それを見た各委員は、レポート画面上の出席/欠席をクリックするだけで、氏名も記入する必要はありません」。あとは、管理用の画面から、随時更新されるCSV形式のファイルをダウンロードするだけ。そのままExcelに読み込むことで、出席者の集計、誰が欠席で、誰が未回答かといった情報も簡単に把握できる。
より凝ったオリジナルレイアウトが必要な場合は、画面上に用意されたラジオボタン、チェックボックス、テキストボックスなどを好きな順番で配置することもできる。
アンケートの用途としては、定期開催される会議で結論に至らなかった議題について、後日コミュニティサイト上で「賛成」「反対」の投票を行うことも多いという。速やかな意思決定が可能となり、共同購入のアイテム選び・調達のスピードアップにも貢献している。

機能をフル活用して、サイトの利用促進を図る

会員制コミュニティサイトを活性化するには、運営を行う事務局による地道な工夫の積み重ねがポイントとなる。松井氏も、サイト運営にあたって、アクティブ会員を増やすことを常に意識しているといい、レポート機能以外にも「ナレジオン」のさまざまな機能を活用している。
「たとえばブログ機能は、事務局から会員向けの情報発信に利用しています。委員会の設立理念やメンバー紹介をコミュニティサイト限定のブログとして公開するなど、新しく会員になった方が気軽に閲覧できるようにしています」(松井氏)。
また、会員がログインすると最初に開くマイ・ポータル(ホーム画面)では、常に新しい情報、重要度の高い情報が目立つ場所に表示されるよう配慮しているという。「アクセスしても内容に変化がなければ、コミュニティサイトから足が遠のいてしまいます。『ナレジオン』では新着レポート、アンケート、出欠確認などを管理者が見せたい順に並べて表示できるので、ホーム画面の訴求力をより高いものにすることができます」。
さらに、会議議事録などの一元管理のため採用したのが、ファイル管理機能。「手元の資料が見当たらない方でも、『ナレジオン』にアクセスすれば、フォルダーで分類されたファイルを簡単にダウンロードできます。最近では、事務局へ“資料ファイルを送ってほしい”という依頼も減り、ファイル管理機能はポータルの利用促進に一役買っています」(松井氏)。
なお、「ナレジオン」は会員と事務局とのやり取りにとどまらず、エム・シー・ヘルスケア社内においても利用されており、このファイル管理機能で社内リソースの共有が活発化するという、想定外の効果をもたらしているという。

効果

「いざ」というときに頼れる、細やかなサポート

運用管理を通じて、松井氏が改めて実感しているのは、導入後のサポートのきめ細かさだという。「私をはじめ事務局スタッフはITに精通しているわけではなく、いくら便利な機能でも、アドバイスなしで使いこなすのは大変です。TISの営業担当者には、電話での問い合わせに素早く対応してもらったり、何度も社に足を運んでもらったりと、期待以上のサポート内容に助けられています」。
また、技術面に限らず、コミュニティサイトをより活発にするためのアイディアについても、TISの営業担当者に相談することもあるという。
「最近、会員向けに最新の医療情報を読み物として公開することになったのですが、当初は文書ファイルを直接、ファイル管理機能からダウンロードしてもらう予定でした。ですが、公開前にTIS営業担当者に意見を求めてみたところ、 “せっかくの読み物だから、写真を入れて編集しブログ機能で公開した方がよいのでは”とアドバイスをもらい、ブログの形に編集し直しました。その甲斐があってか、ご覧になった会員の方からは、きれいで見やすいと評価をいただくことができ、感謝しています」(松井氏)。

ナレッジ共有で病院経営の効率化に貢献

エム・シー・ヘルスケアは、コミュニティサイトをより活性化し、さまざまな医療機関が活発に意見交換を行える場所として、大きく育てていきたい意向だ。「このコミュニティサイトを情報共有に活用いただくことで、病院経営の効率化に少しでもお役に立てれば幸いです」(松井氏)。
メンバーが顔を揃える定例会議の場以外に、「ナレジオン」を使ったコミュニケーションの場が生まれたことで、これまで出なかったようなアイデアがメンバーから発信されることも増えてきたという。「せっかく、経営母体が異なるいろいろな病院に参加いただいているので、医師同士のお悩み相談や、医療ノウハウの情報交換など、ナレッジを共有する場所として、より使い勝手のよいものにしていきたいですね」(松井氏)。
コミュニティサイトは、顧客の満足度向上や、企業と顧客の信頼関係の強化など、さまざまな効果をもたらすものとして、企業の注目を集めるようになっている。シンプル操作と高品質サポートを兼ね備えた「ナレジオン」は、これから顧客のためにコミュニティサイト構築を目指す企業へお勧めのツールだ。

お客さまの声

エム・シー・ヘルスケア株式会社
NHS事業本部
購買統括部 NHAユニット 松井 みどり氏

グループウェアにはいろいろな機能があるだけに、それぞれの機能を“どう使えば、何ができるのか”が悩みの種でした。TISには、メール・電話、そして現場へ足を運んでもらうといったサポートにより、こうした疑問がすぐに解決できて助かっています。「ナレジオン」の導入で、会員の皆さまに良質なコミュニティサイトを提供することができました。今後もTISならではの、頼れるサポートに期待しています。

TIS担当者から

TIS株式会社
アドバンストソリューション事業部
アドバンストソリューション事業統括部
ナレジオン推進室
岩見 裕

会員制コミュニティサイトのプラットフォームとして「ナレジオン」をお選びいただき、感謝申し上げます。今後も、より多くの会員の方にご利用いただけるよう、情報ポータルとしての魅力を高めるアイデアの部分でも、サポートさせていただければと思います。
今回導入いただいた「ナレジオン」は、企業内のグループウェアとしての利用にとどまらず、さまざまなナレッジ共有の用途に対応できるコミュニケーション・プラットフォームです。顧客や取引先をつなぐコミュニティサイト構築に興味をお持ちの企業様は、ぜひご検討ください。

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  • ※その他の会社名、商品名、サービス名は各社の商標またはサービスマークです。

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更新日時:2016年10月6日 16時33分

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