ネットワンシステムズ株式会社様

“簡単”“手軽”なeラーニングでナレッジマネジメントを効率化

ネットワークを主としたICTインフラ構築の第一人者として、クラウドに代表される数々の大規模ICTインフラ構築を手がける、ネットワンシステムズ株式会社(以下、ネットワンシステムズ)。全社員のナレッジの向上・集積を目標に、社員向けテストおよびアンケートのICT化に着手した。プラットフォームとして選ばれたのは、シンプルな機能ながら、高度な運用管理を得意とするTISのeラーニングシステム「楽々てすと君」だった。

社名 ネットワンシステムズ株式会社
設立 1988年
事業内容 ネットワークインテグレーション事業
URL
ネットワンシステムズ株式会社様

課題

ISO審査に欠かせない、社員教育の実施記録

IPネットワーク構築を主力事業とするネットワンシステムズが創業したのは、国内のLAN普及率がわずか2%にすぎなかった1988年。「インターネット」という言葉すら、まだ世の中に知られていない時代であった。
その後の同社は、ルータやスイッチなど通信機器を組み合わせたIPネットワーク構築で手腕を発揮し、インターネット時代の到来とともに急成長。大手通信キャリア、官公庁などのネットワーク基盤も手がけ、現在では、クラウド基盤などへ事業領域を拡大しており、ネットワークを軸としたICTインフラ全般の構築を担っている。
同社には社員の知識研鑽を担うアカデミー部門が設けられており、最新のネットワーク機器やIP技術に関するセミナー、さらにはコンプライアンス研修などを定期的に開催。個々の社員が最新知識を習得できるよう、フォローアップに取り組んでいる。
そんな同社の課題となっていたのが、ISOマネジメント認証のための社員教育であった。システム企画グループ ナレッジセンターの高澤健二部長は次のように語る。「当社では、ISO14001やISO9001※を取得済みですが、更新審査のたびに、すべての社員に教育が行き渡っていることを報告する必要があります。そのため、社内セミナーだけでなく全社員へ日常的に教育を実施すること、そして教育の実施履歴を電子データとして記録することが必要となっていました」。
テスト記録の保管・取り出しという点で有効なのが、eラーニングシステム。同社でも以前より、部門によってはASP型のeラーニングを利用していたが、対象者を絞り込む機能や、点数の自動集計機能がないなど、機能は不十分だった。そのため、より使い勝手に優れた、全社規模のeラーニングシステム導入が急務となっていた。

  • ※ISO14001:環境マネジメントシステム  ISO9001:品質マネジメントシステム

社内アンケートの配信・集計作業が負担に

高澤部長が統括するナレッジセンターは、文字どおり社員のナレッジを共有することで、業務活性化をはかるために設立された組織。社内では、あらゆる知識やドキュメントが集まる“図書館のような役割”と認識されているという。
そんなナレッジセンターにとっての課題は、全社的なeラーニングシステムの導入だけではなかった。ネットワンシステムズでは、業務改善のため社員アンケートを積極的に実施している。その目的は、セミナー参加後の感想のフィードバック、広報施策のアイデア募集、イベント実施後の評価などさまざま。アンケートの頻度は、一般の会社と比べて非常に高く、アンケート実施にかかわる各部門への作業負荷が課題となっていた。
「イントラネット内にアンケート用システムを設けていたものの、対象者を絞り込む機能も、回答結果を集計する機能も不十分でした。そのため、アンケートを実施する部門の担当者は、紙やExcelシートを配布するケースがほとんど。対象者の選定から、設問作成、未回答者への督促、Excelでの集計作業まで、アンケートを実施する各部門にかかる作業負荷は多く、通常業務に支障をきたすほどでした。ナレッジセンターとしては、早急に全社的な解決策を設ける段階に来ていました」(高澤部長)。

選択

多機能よりもシンプルなeラーニングシステムを

こうしてネットワンシステムズは2008年より、社員へのテストとアンケートのICT化に着手。まずは、システムの運用効率を考え、両機能を兼ね備えた製品・サービスの比較検討を開始した。
同社が想定していたのは、講義の動画をストリーミング配信したり、スライド画面で解説を行うようなリッチコンテンツではなく、テキスト中心の “一問一答”型eラーニング。システム企画グループ ナレッジセンターの根本政美氏はこう語る。「多機能なeラーニング製品は数多くありますが、当社の用途には過剰であり、コストパフォーマンスもよくありませんでした。シンプルな一問一答方式であっても、設問の作り方、運用の仕方次第で、ナレッジマネジメント業務に役立つはず、と考えていました」。
次に、必須条件として重視したのが、テスト/アンケートを実施する管理者間での情報の秘匿性。管理者が、他の管理者の作ったコンテンツや集計結果を閲覧できないよう制限するセキュリティ機能は、外せない絶対条件だったという。
「たとえば、CSR推進部門がコンプライアンス意識のアンケートを実施する場合など、別の部門から回答内容や集計結果が見えてしまっては大きな問題です」(根本氏)。意外なことに、同条件に見合った製品は限られており、この時点で最有力候補として浮上したのが「楽々てすと君」であった。

テストの実施記録もすぐに取り出しが可能

「楽々てすと君」は、eラーニング製品群の中でもリーズナブルな価格帯に属するが、その反面、運用管理機能は他製品よりも優れている点が多かったという。根本氏は、次のように振り返る。「ISOマネジメントの更新審査や監査では、“教育実施の記録が容易に確認できること”が条件として求められます。その点、『楽々てすと君』は、簡単な操作で、テスト対象者や実施時期などの記録をアウトプットできます。これなら、監査員に対してスピーディーに情報を提示できると判断しました」。
加えて、テスト/アンケートを実施する際の対象者を絞り込む機能についても、理想に近いものだった。「当時、本社単体の社員約1,500人から、テスト/アンケートの対象者をピックアップすることを想定していました。複数の事業部から課長クラスだけを対象者として選ぶ際にも、グルーピング機能を利用すれば、ワンクリックで絞り込みが行える点も魅力でした」(根本氏)。
こうして、2008年7月から「楽々てすと君」の検討を開始し、9月には導入を正式決定。その翌月の10月にはシステム構築作業を完了するという手際のよさで、導入プロジェクトが進められた。
なお「楽々てすと君」はSaaS型でも提供されているが、ネットワンシステムズでは、より柔軟な運用を考慮し、社内PCサーバを利用するパッケージタイプを選択。現在では、同社の社内サーバはすべて仮想化が完了しており、「楽々てすと君」もVMware上で運用が行われている。

導入

テスト/アンケート作成にHTMLの知識は不要

ナレッジセンターでは、2008年10月のシステム構築完了後、約半年間の十分な準備期間を設けて、社内説明会による周知活動に取り組んだ。システム企画グループ ナレッジセンターの宮城秀雄課長は次のように振り返る。「『楽々てすと君』は、Webブラウザを利用して、手軽にテスト/アンケートの設問作成が可能です。高度なHTMLの知識は不要ですし、写真や動画コンテンツを組み合わせるのも簡単です。説明会では、このような手軽な操作性を社内にアピールしました」。
説明会は、各部門の代表者を集め、数回にわたって実施。実際の画面をプロジェクターで投影しながら、質疑応答も行われた。「イントラネットによる告知で済ませるのは簡単ですが、新しい仕組みを活用してもらうには、やはりフェイス to フェイスのコミュニケーションが不可欠です」(宮城課長)。

進捗管理や集計に役立つ管理者向け機能

テスト/アンケートの効果を最大限に発揮できるよう、ナレッジセンターが進捗管理と集計の機能についても各部門に詳細な説明を行った。
「楽々てすと君」で各テスト/アンケートを実施する管理者は、社内サーバにログインすることで、参加者の回答状況を一元的に把握することが可能だ。「回答者/中断者/未回答者が数字で確認できるほか、どの部門の誰が未回答かも分かります。また、未回答者に期限をメールで通知するリマインド機能についても、回答率を上げる有効手段として推奨しました」(根本氏)。
こうして約半年間の準備期間を経て、翌2009年4月に「楽々てすと君」が稼動を開始。ナレッジセンターの周知活動が実を結び、さっそくCSR部門が教育用テストを実施するなど、開始から半年で合計17本のテスト/アンケートが実施されたという。
なお、「楽々てすと君」は、同社が導入した当時は開発元の株式会社サンモアテックが提供を行っていたが、2010年10月にTISへサービスを譲渡。その後の開発・保守業務は、TISが一元的に手がけている。「サービスを提供する会社は変わりましたが、両社は資本関係もあるとのことで、特に不安は感じませんでした。従来どおり、サポートの内容も、営業担当者の対応もきめ細かく、TISの対応には非常に満足しています」(高澤部長)。

効果

ナレッジマネジメント業務が大幅に効率化

稼動を始めてから約3年、「楽々てすと君」の導入成果について伺った。「まず、設問の作成から配信、集計までが容易になったことで、アンケートの本数が大幅に増えました。社内アンケートを業務に活用する部門・チームの数は、約80にも達しています」(根本氏)。ふだん接点の少ない他部門のアンケートに参加することは、社員のモチベーション向上にも役立っているという。
「また、ISOマネジメントの再審査の際、社員へのテスト実施記録をデータで提示できるようになったことで、審査機関から “Good Point”の高評価をいただくことができました」(根本氏)。ISOマネジメント認証は、ネットワンシステムズのような上場企業だけでなく、中堅企業にとっても重要度が高まっており、注目しておきたいポイントだ。
このようにナレッジの流れが活性化する一方で、逆にナレッジマネジメント業務の負荷は大きく軽減されたという。「以前は、テストやアンケートを実施するたび、各部門の管理者は長時間の作業を必要としていました。この人件費がかからなくなったことで、『楽々てすと君』システム導入・運用のコストは十分回収できていると思います」(根本氏)。

モバイル対応で、社外からでも回答可能に

TISではユーザの要望を反映し、「楽々てすと君」への新機能追加を意欲的に行っている。携帯電話やスマートフォンから回答できる機能も、その1つだ。「たとえば、全従業員の満足度調査のように100%の回答が必要なアンケートもあります。提出期限が1週間程度と短い場合でも、モバイルを利用して出張先や常駐先でも回答が行えるようになり、督促の手間も軽減されました」(根本氏)。同社では、2012年の早期に、会社支給のすべての携帯電話をスマートフォンに置き換える予定で、今後は、よりモバイルデバイスを活用し、テスト/アンケート参加の利便性を向上させていきたいという。
さらに、テストのコンテンツとして、動画を積極的に利用していきたいとの抱負を語る。「考えられる設問としては、ネットワーク機器のケーブル配線作業を撮影した動画を提示し、正しい接続の仕方を選んでもらうといったものがあります。技術に熟練した上級者に実演を行ってもらうことで、テストに参加する初心者とのナレッジ共有にもなります」(高澤部長)。
重装備のeラーニングシステム製品が増えるなか、シンプルなシステムで社員教育とナレッジ集約を可能にする「楽々てすと君」は、手軽さが際立つソリューション。コンプライアンス、ISOマネジメント、各種専門資格の取得など、さまざまな社員教育に頭を悩ませている企業は、大きな費用対効果が期待できる製品だ。

お客さまの声

ネットワンシステムズ株式会社
システム企画グループ ナレッジセンター
部長 高澤 健二 氏

ネットワンシステムズ株式会社
システム企画グループ ナレッジセンター プロセスサポートチーム
根本 政美 氏

ネットワンシステムズ株式会社
システム企画グループ ナレッジセンター プロセスサポートチーム
課長 宮城 秀雄 氏

以前、メール配信のエラーについてTISへ問い合わせたところ、翌日には詳細な報告とパッチファイルが提供され、その迅速な対応には驚かされました。日ごろより、質問のたびに素早くレスポンスをいただき、まるでつきっきりのような手厚いサポートに感謝しています。
現在、社内のLDAPサーバと連動させ、「楽々てすと君」と他の社内システムの認証パスワードを1本化する計画を進めています。技術面でも、TISのさらなるサポートに期待しています。
(高澤部長)

TIS担当者から

TIS株式会社
産業事業本部 西日本産業事業部
西日本産業システム営業部
岸本 浩

ネットワンシステムズ様には、「楽々てすと君」のユーザ会で活用事例を発表いただくなど、日ごろより同製品をご愛用いただき感謝申し上げます。ネットワンシステムズ様は、2011年5月にリリースした「楽々てすと君バージョン5」のファーストユーザでもあり、今後とも製品への貴重なご意見をいただければと思います。
なお、「楽々てすと君」はTISのビジネス向けクラウド基盤「T.E.O.S.」で運用するSaaSタイプもご用意しています。コストを抑えてeラーニングを導入されたい、さまざまな企業のお客さまに最適です。

  • ※TIS、TISロゴはTIS株式会社の商標または登録商標です。
  • ※その他の会社名、商品名、サービス名は各社の商標またはサービスマークです。

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更新日時:2016年10月6日 16時38分

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