ラッキーコーヒーマシン株式会社様

1万店以上のコンビニへのコーヒーマシン設置をProject Onlineで効率的に進捗管理

ラッキーコーヒーマシン株式会社(以下、ラッキーコーヒーマシン)は、3つのコンビニエンスストアチェーン、全国1万店以上を対象に、セルフ式コーヒーマシンをわずか1年4カ月で設置するという、同社初となる大規模なプロジェクトに臨んだ。TISは、マイクロソフトのクラウド型サービスProject Onlineによるプロジェクトマネジメント環境を構築し、効率的かつ迅速な進捗管理を可能にした。
※記事中、「Microsoft® Project Online with Project Pro for Office 365」を「Project Online」と略称表記しています。

ラッキーコーヒーマシン
本社 兵庫県神戸市東灘区深江浜町95番
東京本部 東京都港区新橋6丁目1番11号
創業 1964年
資本金 40,223,000円(2015年9月末現在)
事業内容 コーヒー関連機器製造販売全般、メンテナンス事業 他
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ラッキーコーヒーマシン株式会社様

課題

1日最大約120台のコーヒーマシンを設置

ラッキーコーヒーマシンは、UCCグループの一員として「飲食機器のトータルソリューションサービス」の実現を企業理念に掲げ、半世紀以上にわたりコーヒー関連機器市場を牽引してきた。コーヒー関連機器の販売およびコーヒー関連マシン設置からアフターメンテナンスまで、全国のビジネスパートナーとともに万全のサポート体制を整えている。
2014年、同社は初めて経験する規模のプロジェクトに臨むことになった。3つのコンビニエンスストアチェーンが抱える全国の1万店以上を対象に、約1万5,000台ものセルフ式コーヒーマシンを設置する計画だ。同社はコーヒーマシンの調達から設置および各コンビニ店舗との調整を担う。その期間は、2014年10月から2016年3月末までの、わずか1年4カ月であった。
手軽に挽き立てコーヒーが楽しめるセルフサービス式のコーヒーのカップ販売は、コンビニを中心に人気を博しているが、同社が設置するコーヒーマシンは、この一般社会の需要に応える重要な役割となる。
本プロジェクトのマネージャを務める管理部 管理課 担当課長の岩浅英明氏は次のように語る。「ピーク時には、1日に約120台もの設置が行われます。また、店舗側の設備工事などの進捗確認や、店舗オーナーの意向確認なども併せて進行しているため、日程の変更も随時発生します。各現場ではきちんと管理されていても、1カ所でスケジュール変更が発生すると、それが他の現場の予定に影響をもたらす可能性もあります。そこで、より確実にプロジェクトを遂行するために、本社側で設置実績を統括管理することになりました」。

Excelの進捗管理では対応が困難に

コンビニ店舗にセルフ式コーヒーマシンを設置する作業および設置実績を報告する流れは、基本的に次のようになる。
全国の現場では、ラッキーコーヒーマシンのサービスセンターまたは作業委託先であるビジネスパートナー企業がマシンを設置する。そして、各サービスセンターで作業完了日時や設置マシンのシリアル番号などをとりまとめ、同社の本社担当者に電話やメールで報告を行う。
報告を受けた本社の担当者は、Excelで作成した進捗管理シートに最新情報を反映していくが、2014年10月のプロジェクトスタート後、この作業負荷が予想以上に大きくなっていたという。「ひとつのExcelファイルに対して、社内外から寄せられる最新計画や作業実績をもとに更新作業を行うのですが、プロジェクトの規模の大きさから、Excel上での作業が困難となっていました」(岩浅氏)。
またExcelによる管理は、進捗管理シートをアップデートする作業負荷に加え、正確な情報把握という点でも課題があったという。「プロジェクトがどこまで進んでいるかをサービスセンター等と情報共有する際、Excelファイルをメールで頻繁に送受信します。しかし、この方法では手元に新旧のシートが混在し、最新バージョンの判別が困難になっていました」。こうして岩浅氏は、ネットワークを通じて進捗情報を共有できる新たなプロジェクト管理ツールの必要性を感じ、導入を検討することとなった。

選択

クラウド型の進捗管理ツールの導入を決める

プロジェクト管理ツールの選定にあたり岩浅氏が第一条件としたのが、クラウドサービスとして利用できることであった。その理由は、「既に走り始めているプロジェクトで予算枠も決まっており、新たなハードウェア投資は抑える必要がありました。また、全国のビジネスパートナーとも進捗情報を共有することを想定しており、オンプレミスでは外部から当社データセンターへの接続を許容するのに、セキュリティ上の課題が伴います。こうした点から、オンプレミスではなくクラウドが適していると考えました」(岩浅氏)。
こうして岩浅氏が第一候補としたのが、マイクロソフトのクラウドサービス、Project Online。同サービスは、代表的なプロジェクト管理ツールである「Microsoft® Project」の機能を、クラウドサービス「Microsoft® Office 365」を通じて提供するものだ。岩浅氏はマイクロソフトのセミナーにも参加してラッキーコーヒーマシンが望む機能を満たしていることを確認し、同サービスの導入を決定した。
ここで岩浅氏はProject Onlineの導入にあたり、ITパートナーの協力を得ることとした。「クラウドサービスのライセンス導入だけなら、自分たちだけでもすぐできるでしょう。しかし、今回のプロジェクトに合わせたProject Onlineの使い方を実践するには、プロジェクト管理に精通したITパートナーが不可欠と判断しました」(岩浅氏)。そしてマイクロソフトに紹介されたSIベンダーのなかから、特に導入実績が豊富なTISに注目した。

プロジェクトマネジメント環境の構築実績を評価

岩浅氏は、TISに対する印象をこう振り返る。「私は、親会社のUCCホールディングスの情報システム部門で大型プロジェクトを手がけており、業界内でのTISの評判は聞き及んでいました。ある案件でTISの技術者と接した際も、高いスキルと経験を持っているなという印象を受けました」(岩浅氏)。
さらに岩浅氏は、TISがMicrosoft® Projectによるプロジェクトマネジメントの環境構築で150社以上の実績があることを評価。その業種は自動車メーカー、建設会社、IT関連企業などさまざまで、プロジェクトの目的も、製品開発から大規模システム構築まで多岐に及んでいた。
また岩浅氏は、プロジェクトマネジメントの自社運用を目標としており、TISが提供する豊富なトレーニングのメニューについても期待をかけた。こうして2014年末、ラッキーコーヒーマシンはTISの支援により、Project Onlineを利用したプロジェクトマネジメント環境を構築することを決定した。

導入

経験豊富なコンサルタントによるプロセス定義

Project Onlineは標準搭載の機能だけでも非常に多岐にわたり、業種・目的を問わずさまざまなプロジェクトに対応させることができる。しかしその一方で、機能を十分に使いこなすには、まずプロジェクトの目的や詳細を踏まえ、各種プロセスの定義を正しく行うことが重要となる。そのためTISは2014年12月から、専門コンサルタントによる、ラッキーコーヒーマシンのスケジュール管理業務のヒアリングを開始した。その結果、設置や報告等の作業をタスクとすること、作業完了日時やマシンのシリアル番号等を管理項目とすること等が取り決められた。
次の段階として、Project Onlineのインプリメンテーションを開始する。これは先のフェーズで定義したプロセスを、プロジェクト全体を管理するビュー画面などへ実装していく工程だ。ラッキーコーヒーマシン側の要望を反映しながらプロトタイピングを重ね、詳細な仕様を詰めていく。
こうして約1カ月で、今回のプロジェクトをマネジメントするために最適化された環境が完成した。「TISにとっても初めて経験するタイプのプロジェクトということでしたが、これまでの知見・ノウハウを最大限に活用いただき、マネジメント環境を短期構築することができました」(岩浅氏)

スキルトランスファーで自社運用を目指す

Project Onlineのインプリメンテーションと並行して、TISはラッキーコーヒーマシンが自らプロジェクトマネジメントを行うための、操作手順マニュアル作成に着手する。その内容は、今回定義したマネジメントプロセスに特化しており、ラッキーコーヒーマシンの中で『誰がいつ何を実行し、何を管理するか』をルール化したものだ。
またTISは、ラッキーコーヒーマシン向けにProject Onlineのツールのトレーニング、管理者向けのトレーニングを実施した。また、プロジェクト管理の社内への定着化推進のため、管理項目の追加やビューの改善などを行った。
その後も、3社のコンビニエンスストアチェーンそれぞれに固有の管理項目や画面を追加するため、断続的にエンハンス作業が行われている。その際、岩浅氏がTISとともに作業に参画することで、スキルトランスファーが行われた。「カスタマイズ作業やトラブルからの復旧について、将来的に社内だけで対応できるスキルを習得することを目的としたものです」(岩浅氏)。
なお、各関連部署へのProject Onlineの配備については次のように定まった。ラッキーコーヒーマシン本社の管理担当者をはじめ、各地のサービスセンター担当者、チーフエンジニアなどは、リソース・予算・スケジュールの分析など、本格的な管理が行えるProject Professionalのライセンスを利用。また、ビジネスパートナーはよりシンプルな機能のProject Liteのライセンスにより、専用に定義したブラウザ画面で実績情報を入力する体制とした。

効果

クラウド上でプロジェクトの進捗情報を共有

Project Onlineによるプロジェクトマネジメント環境は、次のような効果を生んでいるという。「まず、クラウド上のデータを唯一の参照先として、全員が同じデータを共有できるようになりました」(岩浅氏)。
さらに、進捗のスピーディーな把握が可能になったことをあげる。「導入前は、設置作業を請け負っていただいているビジネスパートナーの進捗実績を把握するまでに時間を要していました。しかし、一部のビジネスパートナーについてはProject Liteにより直接情報を入力できるようになり、実績把握の日数を短縮化できました」(岩浅氏)。また、全国の現場からの電話やメール報告を受け、進捗管理シートの更新作業を行っていた担当者も、本来の業務に注力できるようになったという。

プロジェクト管理の社内運用が実現

岩浅氏は、正確な情報共用の実現についても次のように語る。「Excelで進捗を管理する場合、複数のシートから1枚のシートを作成する作業を行うことがありますが、この際、人的ミスが起こりやすくなります。Project Onlineでは、現場の各担当者が入力した情報は、そのままクラウド上に集約されるため、正確な情報共有が可能です。今後、設置作業者の手で直接タスクを入力していただけるようになれば、さらにプロジェクト管理は大幅に効率化されるでしょう」(岩浅氏)。
岩浅氏は、今後のTISへの期待を次のように語る。「TISのトレーニング、スキルトランスファーにより、プロジェクト管理の運用を社内に定着化させることができました。既にビューの変更やタスク・管理項目の変更などの作業に加え、現場ユーザーの教育・トレーニングも、社内の人間だけで実施しています。今回、Project Onlineについて得た知見は、進行中の本プロジェクトだけでなく、別の案件でも活用可能と考えています。TISには当社だけでは対応が難しい、より高度なプロジェクト管理の部分でご協力いただければと思います」。

プロジェクト管理の社内運用が実現

■Project Onlineについての製品紹介はこちら
https://products.office.com/ja-jp/project/project-online-portfolio-management

お客さまの声

ラッキーコーヒーマシン株式会社
管理部 管理課 担当課長
岩浅英明氏

以前からTISの技術力は高いというイメージを持っていましたが、その期待どおりに、いい仕事をしてくれたと感謝しています。本プロジェクトは途中からProject Onlineを導入したこともあり、一部の管理作業については引き続きExcelを併用していますが、今回得たノウハウで、よりProject Onlineを管理業務の効率化に活かしていきたいと考えています。TISには今後も、豊富なプロジェクト管理の現場経験を活かした提案に期待しています。

TIS担当者から

左から
TIS株式会社
ITソリューションサービス本部
エンタープライズソリューション事業部
エンタープライズソリューション第2部エキスパート 中嶋 道寛
エンタープライズソリューション第2部主任 小野田 伸一

お客様から「TISがいなければ今回の仕組みは実現できなかった」と言葉をいただき、我々の技術力を認めていただいたことに満足しています。 お客様のスキルが非常に高く、要件を速やかに決めていただいたことが、環境構築を短期間で成功させることへとつながりました。今後は、本件とは別のプロジェクトに対するマネジメント環境の構築もお手伝いできればと思います。

  • ※TIS、TISロゴはTIS株式会社の商標または登録商標です。
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更新日時:2016年10月6日 17時17分

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