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基幹システム刷新の目的とは?As-Is:現状分析とTo-Be:あるべき姿を作ろう

2022/4/25

基幹システム刷新の目的とは何でしょうか?情報システム部門に対し、経営者や現場から様々な要望ややりたいことが出てきますよね。まず基幹システム刷新の目的を明確にするためにはやるべき順番があります。それが「As-Is :現状調査・分析」と「To-Be;あるべき姿」の作成なのです。基幹システム刷新の目的例やプロジェクト憲章との関係もご紹介しながら解説していきます。

1.基幹システム刷新の目的とは?

基幹システム刷新の目的は企業によって様々です。現状基幹システムの老朽化やサポート期限による刷新、軽減税率や消費税などの義務化対応のためなどがあります。このような基幹システム刷新は「どうしても刷新しなければならないパターン」であるため、「入替対応」や「義務化対応」が目的となり、わかりやすいです。

しかし、基幹システム刷新の目的をしっかりと定めなければならないパターンは、業務改善や経営改革・イノベーションを起こすときのものです。「入替」や「義務化」で基幹システムの刷新をするわけではありませんから、基幹システム刷新の目的が必ずあります。

しかし基幹システム刷新の目的が定まっていないプロジェクトが意外と多くあります。目的が定まっていないよくある2つケースをご紹介します。

1つ目は、基幹システムのプロジェクトの大きさゆえに、ERPの導入やマイグレーションが基幹システム刷新の目的になってしまうケースです。もちろんERPの導入やマイグレーション成功させることは重要ですが、それは「手段」に過ぎず目的ではありません。
情報システム部門や業務部門が基幹システム刷新プロジェクトを推進すると、どうしても手段中心になってしまうので、注意しましょう。この1つ目のケースは「手段」であり、「目的」ではありません。

2つ目は、「可視化・見える化」「共有化」「統合化」「効率化」などが目的になってしまうケースです。基幹システム刷新の目的になっても違和感がないような気がしますが、正確には目的ではありません。「可視化・見える化」「共有化」「統合化」「効率化」ができなくて困っているのは事実ですが、これらを実現し、その先に達成したい目的があるはずです。この2つ目のケースは「課題」であり、「目的」ではありません。

このように「手段」や「課題」が基幹システム刷新の目的でなければ、何を目的とするべきなのでしょう。基幹システム刷新の真の目的は、経営や業務の達成目標への貢献ではないでしょうか?経営目標の達成の例をあげると、グローバル展開への柔軟な対応、M&Aに対応できるグループ会計の強化、DX実現による新しい事業モデル創出などがあります。業務目標達成にも、DX活用による業務改革や、納期短縮・在庫圧縮・キャッシュフロー向上などがあります。

基幹システム刷新の真の目的を定めるのはとても重要です。しかし基幹システム刷新の目的はどのように作ればいいのでしょうか?

2.基幹システム刷新の前には、まずAs-Is:現状分析

基幹システム刷新の目的を策定する前に、まずはAs-Is (アズイズと呼びます)の社内での実施をおすすめします。As-Isとは現状の業務やシステムを調査し分析することで、現在の問題点や課題、つまり悪い部分をあぶりだす作業です。

As-Is (現状分析)の対極にTo-Be(トゥビーと呼びます)があります。To-Beとはシステムや業務のあるべき姿を示すことです。これも重要な作業なのですが、To-Be(あるべき姿)から作成を始める企業があります。しかしTo-Be(あるべき姿)から始めると基幹システム刷新がうまくいきません。理由はTo-Be(あるべき姿)、つまり未来を語ると、みんなが言いたい放題になり、収集がつかなくなるからです。

まずはTo-Be(あるべき姿)の前にAs-Is(現状分析)をしましょう。As-Is (現状分析)で現在の自社の状態を理解するのです。なぜならAs-Is(現状分析)は人間の体に例えると健康診断です。どこが悪いかもわからずにいきなり手術をしても病気は治りません。まずは健康診断で徹底的に調べて悪いところをあぶり出す作業がAs-Is (現状分析)なのです。その悪いところがわかり、治療した結果、健康な身体「To-Be」を取り戻せるのです。

As-Isの作業は現状調査と分析の2つに分けられます。まず現状調査で「何をしているのか?」を調べます。そして分析で「なぜしているのか?」を整理します。As-Isを現場や経営者に行うことによって、基幹システム刷新時には次のような問題点や課題をまとめられます。

【As-Is (現状分析)により整理できる現状課題】

  • 現行業務概要
  • 現行システム概要
  • 現状の業務とシステムの問題点

このようにまずAs-Is (現状分析)から始めて、次にTo-Be(あるべき姿)を明確化すれば、現在のギャップがわかり、システムの方向性が決まります。そうすることで基幹システム刷新の目的が少しずつ見えてくるのです。

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3.To-Be:あるべき姿と将来の目的を作成しよう

As-Is (現状分析)から始めないと、基幹システム刷新の目的は策定できないことがわかってきました。現在の姿がわかったところで、次はTo-Be(あるべき姿)の作成をしましょう。「この業務の効率が悪い」「このシステム間の連携が悪い」などの問題点を把握すれば、To-Be(あるべき姿)は現実的に描きやすいはずです。
ところがTo-Be(あるべき姿)から整理すると熱い想いばかりが要件になっていき、現在の姿からかけ離れた目的になってしまうので注意が必要です。

To-Be(あるべき姿)はズバリ将来的な目標であり、なりたい姿です。業務やシステムをどのような姿に持っていくべきか、As-Is (現状分析)で把握した内容をベースに考えていきましょう。基幹システム刷新チームを中心に、現場や経営者とTo-Be(あるべき姿)を議論することによって、基幹システム刷新時には次のような要件をまとめられます。

【To-Be(あるべき姿)により整理できる要件】

  • 新システム構築要件概要
  • 新業務・システム構築により実現を目指すポイント
  • 構築すべきシステムに対する業務要件
  • 新システム構築に際して考慮すべきポイント

このようにAs-Is (現状分析)の後にTo-Be(あるべき姿)を作成すれば、徐々に基幹システム刷新の目的が見えてきます。「ERPやマイグレーションを導入する」という手段が目的にならず、「見える化や効率化」の課題が目的にはならないのです。

As-Is (現状分析)とTo-Be(あるべき姿)を整理した結果をベースに、現場や経営者と議論すれば「経営や業務の達成目標への貢献」の目的が見えてきます。しかも現実的であり、事業成長と現場の生産性を高められる基幹システム刷新の目的が策定できるはずです。そうすることで、基幹システム刷新時には次のように目的や要件をまとめられます。

【As-Is (現状分析)からTo-Be(あるべき姿)により整理できる目的・要件】

  • 基幹システム刷新プロジェクトについて
  • 基幹システム刷新プロジェクトの背景
  • 基幹システム刷新の目的
  • プロジェクトの全体範囲と要件

こうして基幹システム刷新の真の目的が作られていきます。みなさんもAs-Is (現状分析)からTo-Be(あるべき姿)を作成し、現場や経営者と議論し、基幹システム刷新の目的を作成していきましょう。 

4.まとめ

このようにして基幹システム刷新の目的を作っていくことをおすすめします。例えば、基幹システム刷新をマイグレーションで実行すると決まったとします。基幹システムマイグレーションプロジェクト(例)と呼ぶとしましょう。

基幹システムマイグレーションプロジェクト(例)を成功に導くためには「プロジェクト憲章」を作成しましょう。プロジェクト憲章には、プロジェクトの概要と計画、作業範囲、条件、予算、ステークホルダー(利害関係者)などが記載されます。プロジェクトの旗印みたいなものですが、プロジェクト憲章に最も重要なことが「プロジェクトの目的」です。

基幹システムマイグレーションプロジェクト(例)ではいろんな問題が起きます。要件が増えたり、コストが増大したり、スケジュールが遅延します。そこで基幹システムマイグレーションプロジェクト(例)をもとの方向に戻すために必要なのが、プロジェクト憲章に書かれている「プロジェクトの目的」なのです。目的がハッキリしていれば、いろんな問題が起きても、この目的を達成させるための計画に戻すことができます。「プロジェクトの目的」の達成のために進んでいけば、きっと基幹システムマイグレーションプロジェクト(例)を成功させられるでしょう。

基幹システムマイグレーションプロジェクトが例として出ました。TISはオープンマイグレーションという独自のサービスを持っています。このサービスの特長は「自動変換ツール」と「品質を重視したマイグレーションプロジェクトの進め方」であり、マイグレーションの品質向上とコストと納期の安定を提供できます。

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更新日時:2023年1月6日 13時36分