ポケットカード株式会社様
会計システムに経費精算クラウド「Spendia」を連携し仕訳入力を自動化。
全社で年間約950時間の稼働・紙伝票5,600枚の削減を実現。
背景
サステナビリティ活動の一環として経費精算のペーパーレス化に着手
ポケットカード株式会社（以下、ポケットカード）は、伊藤忠グループのリテール金融領域の担い手としてクレジットカード事業を全国展開。自社カード「P-oneカード」に加えて、「ファミマTカード」や「ZOZOCARD」など多彩な提携カードを発行し、全国約500万人の会員を有している。また、クレジットカード発行不要のスマホ決済サービス「後払いワイド」により、新たな決済手段の需要にも応えている。
同社は近年、環境負荷低減・サステナビリティ活動の一つとして、カード明細書や新規申込書のペーパーレス化に注力。社内業務についても、紙と印鑑からの脱却を目標に取り組んでいる。「経理部でも、業務のペーパーレス化を計画。まずは、全社の従業員が日々関わる経費精算を最初のテーマとしました」（経営管理本部経理部 福田智之氏）。目指したのは、場所を問わずスマホで領収書を撮影して電子データ化し、オンラインによる経費申請・承認を実現すること。
同社は長年にわたり、経費申請・精算にあたって会計システム（SuperStream-NX）の機能を利用してきた。同システムからプリント出力した帳票に、領収書を貼付して回覧する承認フローを採用していたが、モバイル対応のために仕組みの刷新が必要となった。
そこで2019年後半、経費精算を会計システムから切り分け、クラウド型サービスへ移行する方針を決定した。
選択
CSVファイルの書き出し不要で会計システムと連携可能な「Spendia」
同社は2020年に入って、各社のクラウド型経費精算サービスの情報収集を開始。その過程で、ITパートナーの一社であるTISから、ACTIONARISEのクラウド型経費精算システム「Spendia」の紹介を受けた。
その印象を福田氏はこう振り返る。「まず魅力を感じたのは、スマホファーストで設計されたアプリの使いやすさ。外回りが多い営業担当者の全員がノートパソコンを携帯しているわけではないので、スマホからの申請のしやすさは重要なポイントでした」。
また、伝票件数に左右されない、ユーザー数に基づく課金体系である点。「それまで、月末に経費を一つの伝票にまとめて申請する社員が多く、経理部の対応負荷を分散させたいと考えていました。『Spendia』なら、経費発生の都度こまめに申請してもらい伝票件数が大幅に増えたとしても、運用コストを一定額に抑えられる点が当社の要望にフィットしていました」（福田氏）。
加えて「Spendia」の優位点となったのが、会計システムとの円滑な連携であった。大半の候補製品は、手動でCSVファイルを書き出して、それを会計システムに取り込むことで仕訳入力する手順。一方TISは、両システムを連携させるインタフェース開発によって、データの自動連携を選択肢として提示した。
「それまではSuperStream-NX内で処理が完結していたため、こうした連携自体を意識する必要がありませんでした。自動連携により効率化も図れ、手作業による人的な作業ミスも防止できるため、TISが提案したインタフェース開発による自動連携は、『Spendia』採用の大きな決め手になりました」（福田氏）。
導入
経費申請時に選んだ分かりやすい費目を勘定科目に自動変換
「Spendia」導入が決まった2020年7月から約半年をかけて、同社の会計処理ルールに適合させる設定や、承認ワークフローの開発が進められた。
SuperStream-NXと連携させるインタフェースの開発と並行して、社員が申請時に選択した経費の費目を勘定科目に変換するロジックも組み込まれた。たとえば経費申請時に費目“飛行機”を選ぶと、承認完了後、勘定科目“旅費・交通費”に自動変換してSuperStream-NXに渡すというもの。「従来のシステムは、経費申請時に勘定科目の選択が必要で、どれを選べばいいか分からないという問い合わせが多く寄せられていました。そこで今回、 “新幹線”、“事務用品”、“カード募集用品”といった分かりやすい費目を用意しました」（福田氏）。この仕組みづくりは、まずポケットカード側が費目および対応する勘定科目をExcelで一覧化し、TISがそれに基づいて設定する流れで進められた。
また、「Spendia」に最新の人事異動情報が反映されるよう、別途運用している人事システムとの連携も図られた。「たとえば、情報部から営業部に異動してきた社員が経費申請する場合、人事情報が最新化されていないと、前の部署の承認者に伝票データが送られてしまいます。最新の人事異動情報を日々反映させることで、こうしたトラブルを防ぐことができます」（福田氏）。
効果
「Spendia」導入により全社で年間約950時間の稼働削減を実現
2021年2月に、全社で「Spendia」の利用がスタート。特にカード会員募集業務で出張が多い営業担当者から好評を博しているという。「以前は、普段社外で業務にあたっている営業社員が、経費を申請するためだけに月に1日は出社する必要がありました。導入後は、移動中でもスマホを利用した経費申請が可能となったことで出社などの負荷が軽減され、より各自の業務に専念できるようになっています」（福田氏）。
また、経理部における恩恵を福田氏はこう語る。「以前は、紙の経費申請伝票を1枚ずつ見て、該当する領収書を照合していました。導入後は、伝票画面から領収書画像を直接見ることができるので、作業効率が大きく向上しました。また、会計システムや人事システムとの自動連携により、人手をかけない運用が可能となっています」。
導入効果を測定する利用者アンケートの結果、申請者・承認者・経理部門等において、紙に依存する作業や通勤など年間約950時間の稼働・5,600枚の紙伝票の削減が確認された。
今回の取り組みを振り返って、福田氏はこう締め括る。「TISは、会計システムや人事システムを『Spendia』に連携させるノウハウを知り尽くしているベンダーだと感じました。経理部では本件に続くDXとして、あらゆる伝票の電子化を目指しており、TISには特に会計業務の高度な知見が求められる領域での支援に期待しています」。
お客様の声
ポケットカード株式会社
経営管理本部
経理部 主任
福田 智之氏
TISは過去のシステム構築で信頼を寄せているITパートナーであり、「Spendia」の設定からシステム連携のインタフェース開発まで、安心してお願いすることができました。
当社の会計ルールは、費目によって補足情報欄が必要であったり、特定の証憑画像の添付欄を設けたりと、特殊なリクエストが多かったと思います。また、部門によって承認者の役職が異なるため、承認ワークフローも約60種類作成してもらいました。
その分、修正を依頼する機会も多く、ピーク時は連日TISへ問い合わせを入れるほどでしたが、最終的に満足のいく仕組みをつくり上げていただき感謝いたします。
TIS担当者から
TIS株式会社
DX第4営業部
シニアアソシエイト
根深 嵩大
運用開始から数カ月後、「経費の都度申請が定着し、月末の経理業務が分散された」と感謝の言葉をいただけたことが、とても印象に残っています。
今回、部門や拠点により申請の一次承認者の役職が異なるケースが多く、約60種類のワークフローの作成で対応を図りました。予想以上に工数を要しましたが、結果的に経理精算のペーパーレス化に貢献できたことに、担当者として満足しています。
ポケットカード様と同様、既存の会計システムとクラウド型経費精算の連携を目指すお客様は、ぜひ「Spendia」をご検討いただければと思います。自動連携により仕訳データを会計システムに登録できるので、途中の過程での人的ミスを防ぐ効果も期待できます。
※本文中の社名、製品名、ロゴは各社の商標または、登録商標です。