株式会社ハタノシステム様

明細書のWeb化で新しい働き方への対応と省力化を実現

災害等に備える自家発電設備を手がける株式会社ハタノシステム（以下、ハタノシステム）は、社員に配布する給与明細等のペーパーレス化を計画。TISのSaaS型人事給与サービス「Quefit ZeeM（キューフィットジーム）」のオプションサービスを利用した明細のWeb化により、社員は場所に制約されず明細の参照が可能となった。

背景

働き方の多様化への対応に向け、紙の給与明細脱却が課題に

創業70年を迎えたハタノシステムは、防災用設備のほか自然災害や事故の際の事業継続を支える、非常用発電設備のスペシャリスト。設計から施工、保守までをトータルで提供するエンジニアリング体制を強みとし、東京都庁や東京スカイツリータウンをはじめ多くの採用実績を積み重ねている。
同社は1981年にTISの給与計算サービスを導入し、2017年からはSaaS型人事給与サービス「Quefit ZeeM」へ移行。約110名の社員の給与計算管理を行うとともに、給与明細の作成をTISに委託してきた。
明細作成から配布の流れは、まずハタノシステムの管理統括部が毎月、「Quefit ZeeM」での給与計算処理完了後、画面上で明細印刷指示機能を実行。情報は自動的にTISへ送信され、数日後に封筒に封入された給与明細が納品される。それを各部門の管理職が、オフィスの社員へ手渡しする手順であった。
近年、紙の給与明細の配布に課題を感じていたと、管理統括部の丸山直樹氏は語る。「自宅でテレワークする社員、直接現場に出向いて直帰する社員など、働き方は多様化しています。オフィスにいない社員には、当日に明細を提供できないタイムラグが生じていました」。加えて、不在だった社員の給与明細を、次に出社する日まで厳重に保管することも管理統括部の心理的な重荷となっていた。
また、年末に配布する源泉徴収票の課題についても、同部の菊池一江氏は「数カ月後の確定申告の際、“紙が見当たらない”と紛失を申し出る人が毎年何人かいて、そのたびに再発行の対応が必要でした」と説明する。

選択

「Quefit ZeeM」のオプションサービスで明細のペーパーレス化を計画

2020年3月頃から、コロナ禍の影響が大きくなり、「給与明細を手渡しすること自体、感染リスクが高まる要因となるため、かねてから検討していたWeb化を急ぐこととしました」（丸山氏）。テレワークへ移行する社員の比率も高まり、ハタノシステムにとって、明細のペーパーレス化は喫緊の課題となっていた。
「当社の状況について、『Quefit ZeeM』をサポートするTISの担当者へ相談したところ、今回のオプションサービスの紹介を受けました。この『WEB人事オプションサービス』は、給与明細等のWebでの照会をはじめ、身上変更申請、年末調整時の申告、社員の職歴・スキル照会の、大きく3つの機能を備えていて、このうちWebで見られる明細は、まさに当社が待望していた機能であり、早速導入を検討することにしました」（菊池氏）。
そしてTISとの数度の情報交換でレビューを行い、8月に社内稟議にかける運びとなった。「当社は今SDGsへの取り組みを経営目標に掲げています。今回のペーパーレスというテーマが、SDGsに合致することも追い風になり、上層部から導入の意思決定を得られました」（丸山氏）。

導入

現在、管理している人事情報を有効活用することで開発工程を短縮

ハタノシステムが求めた要件は、給与明細・賞与明細、源泉徴収票を電子化し、社員が会社支給のノートパソコンを使って、自宅でも会社でも参照・ダウンロードを可能とするもの。管理統括部が3種類の帳票を配布するメインイベントを迎える、12月までに本番稼働することを目標に定めた。
導入プロジェクトは2020年9月にスタート。TISがハタノシステムから運用イメージをヒアリングしつつ、それに基づきシステム設定を行い環境構築を進めていった。
今回、既存の「Quefit ZeeM」へのオプションサービス追加であることが、構築の省力化と短期導入につながっている。新規構築の場合は、社員が各自の専用ページにログインする仕組みを設けるため、事前に社員情報のデータベースを準備する必要がある。しかし今回のオプションサービスは、「Quefit ZeeM」と完全一体型であるため、既に管理されている社員情報や給与情報がそのまま活用でき、新たなデータ作成や移行にかかる作業が削減可能となった。
Webで参照する給与明細等のフォーマットについても、「TISに印刷代行をお願いしてきた帳票そのままのイメージがWebで見られます。社員が紙で見慣れたフォーマットなので、違和感なく移行できます」（菊池氏）。
そして2020年10月、TISは管理統括部にWeb閲覧のマニュアルを提供し、操作トレーニングを実施。その後、管理統括部の担当者がテスト版の動作確認を行いつつ、社員へ向けてWeb閲覧マニュアルをメールで配布した。「ペーパーレス化を事前告知した時、社員から“ああよかった”との声もあり好感触でした。操作方法に関する質問もほとんどなく、移行に不安はありませんでした」（菊池氏）。

効果

給与関連業務がピークとなる12月の作業量が軽減

Web給与明細の本番稼働は2020年11月からスタートした。翌12月には、給与明細・賞与明細・源泉徴収票の3種類が初めてWebで同時に配布された。
このピーク時期を無事乗り越えて、菊池氏はこう語る。「導入前は、複数の帳票を全社員に確実に渡せるよう、数名の社員が半日以上をかけて作業していました。この手間が不要になったことに加えて、“絶対に間違わないようにしなくては”という心理的なプレッシャーも感じなくて済むようになりました」。
例年は数件あった、源泉徴収票の紛失に伴う再発行依頼もWeb化に伴いゼロに。「Webに行けばいつでも帳票が見られてプリントもできるので、社員にとって安心感が大きいと思います」（菊池氏）。
給与明細等のペーパーレス化を実現した今、丸山氏はこれからの人事給与サービスの目標をこう語る。「当社の働き方は、部署によって9時から18時の固定制、フレックス制などが混在し複雑なため、出退勤情報も膨らんでいます。CSVにより取り込みはしているもののITの力で勤怠管理をシステム化し、直接、給与計算へ連携できるのが理想形です。『Quefit ZeeM』をより使い勝手のよい人事給与システムにしていくため、TISには引き続き新しい提案を期待しています」。

システム概略図

お客さまの声

普段からTISの担当者の方には、「Quefit ZeeM」についてのどんな相談・質問でも、いつもキチンと対応していただき、とてもありがたく感じていました。今回追加したオプションサービスには、年末調整時の申告をWebで行える機能もあると説明を受けており、当社での利用価値を検討してみようと考えています。年末調整については、国でも電子化の仕組みづくりを進めていますので、どの方法が最も効率化できるのか、TISと意見交換しながら最適解を考えていきたいと思います。（丸山氏）

TIS担当者から

TIS株式会社
サービス事業統括本部
経営管理サービスユニット
経営管理サービス第２部　主査
金子　祐司

TIS株式会社
サービス事業統括本部
経営管理サービスユニット
経営管理サービス第２部　上級主任
鈴木　香

2020年春に本オプションサービスの事前説明を行った際、お客様がコロナ禍の中で、テレワークの環境整備に意欲的に取り組まれている姿が印象的でした。TISとして、ペーパーレスの仕組みづくりでお役に立ちたいという強い思いで、プロジェクトに臨みました。
今後は、勤怠管理や経費精算などを含め、トータル的な効率化を実現し、それによりハタノシステム様のビジネスがより拡大していくようお手伝いしたいと考えています。
今回ハタノシステム様に追加導入いただいた「Quefit ZeeM」の「WEB人事オプションサービス」は、人と人が対面で申請書等を受け渡しするようなさまざまな場面で、効率化・非対面化に役立ちます。With／Afterコロナ時代に最適な人事給与サービスとして、さまざまなお客様に自信を持ってお勧めしていきたいと思います。

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