株式会社サマンサタバサジャパンリミテッド様

部署をまたぐ複雑な経費精算ワークフローを「Spendia」でスマホに最適化

バッグやジュエリー等の製造販売を手がける、株式会社サマンサタバサジャパンリミテッド（以下、サマンサグループ）。同社が長年使ってきたワークフロー製品は自由度が低く、経費精算時に紙の書類を複数部署に回覧する手間が発生していた。TISの経費精算クラウド「Spendia」の導入により、スマホを使って、いつでもどこでも申請・承認が可能な新たな経費精算ワークフローへの刷新が実現した。

背景

紙ベースからの脱却が困難な既存のワークフロー製品

サマンサグループは、若い女性から圧倒的な人気を誇るバッグをはじめ、ジュエリー、アパレルなど「日本発世界ブランド」を目指し事業を展開している。
同社は10年程前から、経費精算にワークフローのパッケージ製品を利用してきたが、近年、幾つかの課題が顕在化していた。情報システム部の佐藤幸子氏は「仕様上の制約で、経費申請のデータを他部署の承認担当者に回し、承認を得る流れを構築できませんでした。そのため紙の帳票から脱却できず、ペーパーレスの時代に対応できない状況になっていました」と語る。社員は経費を申請する都度、紙の経費申請書を別部門に回覧し承認サインを得てから、領収書とともに経理部に提出するという手間が発生していた。
加えてもう一つの課題が、社外からワークフローのシステムを利用できない点。佐藤氏は「この数年、出先や自宅で経費精算を行いたいという社員からの希望が増えています。会社のPCでしかログインできない従来の仕組みに限界を感じていました」と振り返る。
2019年に入り、情報システム部と経理部はチームを立ち上げ、スマホを基軸とした経費精算のペーパーレス化に向けて動き出した。本部に勤務する約100人の社員を対象とし、会社支給のスマホまたは社内PCで経費精算を行えるようにすることを目標として、ワークフロー製品の選定に着手した。

選択

スマホからの使いやすさが際立っていた「Spendia」

ちょうど同じ頃、サマンサグループの別部門ではTISによるRPA導入支援が進められていた。これが両社の接点となって、TISは直前にリリースした経費精算クラウド「Spendia」の提案を行うこととなった。
複数社の候補製品から最終的に「Spendia」を選定した経緯を、佐藤氏はこう説明する。「当時のチームメンバーが口をそろえて評価したのは、スマホやタブレット端末での使いやすさでした。いつでもどこでも、簡単に経費申請・承認できるという、当社が最も重視する条件にあった製品でした」。それまで使ってきたワークフロー製品はUIが洗練されておらず、どこに情報を入力すればよいか分からないという声も社内で上がっていたが、その問題解決が大いに期待された。
サービス型でありながら、個社要件に対応できる柔軟性も「Spendia」の選定を後押ししたという。その一つが、サマンサグループの情報セキュリティポリシーへの対応。「基本仕様では、申請が承認された時などに、ユーザーが登録したメールアドレスに自動通知が飛ぶようになっていました。通知先のメールアドレスのドメインを制限したいという要望を伝えたところ、TISから標準機能として今後の開発ロードマップに入れると回答があり、実際に機能実装していただきました」（佐藤氏）。
こうして2020年9月に、候補製品の中で最も評価点を集めた「Spendia」の正式採用が決定した。

導入

経費精算以外のワークフローにも対応できる柔軟性

導入プロジェクトで構築を目指した経費精算ワークフローの流れは次のとおり。まず申請者は、会社のPCまたは会社支給のスマホから交通費等の経費申請データを入力する。物品購入の場合は、領収書を複合機でスキャンしてPDF化するか、スマホで撮影して申請データに添付する。申請データは承認担当者に送られ、承認されると直ちに経理部に送信される。
申請時の誤入力を防ぐため、自動チェックを行うルールも設けられた。「当社は役職によって出張時の日当が決まっており、出張期間の月日を入力すると金額が自動計算されるようにしました」（佐藤氏）。
なお、経費精算の大半を占める電車代の申請時は、経路検索機能により金額が自動入力され、誤入力を防止できる。従来、経理部の社員が行っていた、Webの乗り換え案内を利用した電車代の確認も不要になる。
サマンサグループにおける「Spendia」導入で特徴的なのが、経費精算以外のワークフローも組み込んだ点。外注先からの請求書を承認部門に回す際、紙で起票していた「支払依頼書」のペーパーレス化が要件に加えられた。「遠方にあるカンパニーが、デジタル化した請求書・支払依頼書をオンラインで承認者に回せます。承認者がなかなかつかまらず、経理部への到着が遅れてしまう課題の解消を目指しました」（佐藤氏）。

効果

特殊な申請に対し、経理部自らが設定変更してスピード対応

こうして2021年2月から「Spendia」の本格運用を開始。約半年が経過し、実感したメリットを佐藤氏はこう説明する。「以前と違って、社内ネットワークに限定されなくなった点がいいですね。現在、本部の約100人の社員のうち、会社PCからの申請とスマホからの申請が半々程度の割合になっています」。
また、承認が社外でも行えるようになった点が、承認担当者から非常に好評だという。「担当者が1日に受け取る申請件数はとても多く、移動中やテレワーク中に“すきま時間”を使って承認できる点が評価されています」（佐藤氏）。
一方、承認後に経費申請を処理する経理部側のメリットを佐藤氏はこう説明する。「以前は、差し戻しの時に、紙をやり取りする手間が必要でしたが、すべて端末上で完結できるようになりました」。領収書の添付がない、入力金額が間違っているといったミスの内容を具体的なコメントにして通知できる点も、経理部社員から好評だと言う。
従来のワークフロー製品は、経費精算用に新たな項目を追加するたび、情報システム部と外部ベンダーの間でやり取りが必要だった。「Spendia」により、社内で容易に設定変更できるようになったと佐藤氏は言う。「一例をあげると、先日ある社外イベントにスタッフを派遣するにあたり、経理部に特殊な経費申請が来ると社内通達がありました。新たな勘定科目と、日当の設定を早急に行う必要があったのですが、経理部だけで対応が完了。事業スタイルの変化にもスピーディーに対応できる経費精算サービスではないでしょうか」。

経費申請に対するスマホでの承認手順　※画面はイメージ

お客さまの声

コロナ禍の中、2020年春の段階では業務関連システムのテレワーク対応が不十分でしたが、この「Spendia」導入をはじめ必死にシステム対応を進め、一定の成果が得られたと思います。導入当初こそ、社員から使い方について数件の問い合わせがありましたが、約半年経過後はほぼゼロに。抵抗感なく、受け入れてもらえています。従来のワークフロー製品と比べてUIも見やすくなり、スマホから使えることで便利さは大きく向上しました。「Spendia」の提案から導入支援、アフターフォローを通じて、TISの営業担当の方の情熱が印象に残っています。他の経費精算システムベンダーとは違う熱量の大きさに、製品への自信を感じました。

TIS担当者から

TIS株式会社
Spendia事業推進室　主査
田中　孝一

初回訪問から約1年をかけ、経費精算の課題がどう解決できるかをご説明し、納得の上で採用を決めていただけたことに、営業として満足しています。ご担当者とは常に本音ベースの相談を心がけ、短期間で信頼関係を築くことができたと感じます。
支払依頼書のペーパーレス化に向けては、「Spendia」のワークフロー機能で「何ができるのか」の意識合わせをしつつ、最適なパーツを選定し組み上げていき、理想のかたちを達成できました。
今後も「Spendia」のさらなる機能拡張を続け、サマンサタバサ様のグループ各社に対しても経費精算業務の効率化を提案していきたいと思います。

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