八千代工業株式会社様

「Spendia」＋法人カードで、社員に立替経費申請の手間をかけない経費精算システムへ刷新

自動車部品の開発・製造を手がける八千代工業は、旧態化が進むオンプレミスの経費精算システムから、クラウド型経費精算サービスへの移行を計画した。
TISの「Spendia」の導入により、紙の領収書・請求書に依存しないペーパーレス化が実現。さらに、同時に法人カードを導入し、立替経費の精算手続きの煩雑さ解消を目指している。

背景

「クラウド経費精算」＋「法人カード」の環境への移行を計画

八千代工業は、本田技研工業グループの一員として、自動車の燃料タンクやサンルーフの開発・生産を手がける自動車部品メーカー大手。狭山市の本社・工場をはじめとする国内全6拠点、海外は子会社10社以上の体制でグローバル事業の拡大に注力している。
全社員のうち国内約500名の経費精算システム利用者は、経費申請にあたり、2000年代にスクラッチ開発した独自システムを使用してきた。しかし、構築から約20年が経過し課題も見えてきたと、ICT推進室の岡澤和之氏は説明する。「一番がシステムレスポンスの悪さで、混雑時はメニューを選んで反応するまで1分以上かかっていました。次に、データ化した領収書等を原本として扱える電子帳簿保存法に対応できない点。当社のような独自システムで同法の認証を得るには、全面的な改修が避けられません」。
また、総務部が最新の社内規定に合わせて出張時の日当を迅速に変更したり、経理部が業務のペーパーレス化比率を高めていくためにも、従来システムでは対応が困難。3つの部署がそれぞれの課題解決を図るため、部門横断型のプロジェクトを立ち上げて、クラウド型経費精算サービスへの移行を目指すこととした。
目標の一つとなったのが、社員が出張時に立替払いをした後の、経費精算の手間の軽減。「立替負担をなくすとともに、経費申請手続きの煩雑さを減らし、より本来業務に集中できるようにしたいと考えました」（経理部 岩田まゆみ氏）。
そこで同社は法人カードに注目。社員が支払った交通費や宿泊費などは、後日会社の口座から引き落とされる。「法人カードの導入には、キャッシュレスで会社の物品を購入できるようにして利便性を高める狙いもありました」（経理部 加藤潤氏）。

選択

追加開発不要で会社ごとの経費ルールに対応できる「Spendia」

プロジェクトチームは2020年半ばからクラウド型経費精算サービスに関する情報収集を本格化し、法人カードと連携可能なことを条件としてサービス候補を絞り込んでいった。
そして5つの製品が候補となり、その中にTISの「Spendia」があった。「TISは、以前から業務システム全般の刷新についての相談で接点がありました。営業担当者から、近々経費精算サービスをリリースすると案内があり、候補となりました」（岡澤氏）。
重視した選定条件の一つが、同社特有の複雑な日当計算に対応できること。「出張先が国内か海外かによって日当が異なりますし、食事代の支給の有無を選べるといった、当社独自の要件を満たすことが必須でした」（総務部 亀山貴光氏）。各社から提案を受けた結果、そもそも対応できないサービス、追加開発で対応が可能になるサービスなど状況はさまざま。「その中でTISの『Spendia』は、設定するだけで複雑な要件に対応できると説明があり、期待が高まりました」（総務部 河口雅之氏）。加えて、海外で支払った経費をドル建てで申請し、日本円に換算して精算する機能も、海外出張が多い同社にとっての高評価ポイントとなった。
そして、画面の見やすさ・使いやすさも決め手の一つ。「総務部・経理部のメンバーからは、『Spendia』が最も使いやすく、スマホでできる機能も多いと好評でした。サービスが始まって間がなく導入実績が少ない点はやや不安でしたが、それを差し引いても使ってみたい魅力が『Spendia』にはありました」（岡澤氏）。

導入

法人カードの使用履歴は自動的に「Spendia」へ連携

本稼働の約6カ月前から、TISが八千代工業から要件をヒアリングし、「Spendia」の設定を行う作業がスタートした。並行して、申請ワークフローの開発や、会計システムと連携させるためのツール開発が進められた。
会計システムとの連携では、TISのSIerとしての技術力が存分に発揮された。「当社は独自開発の会計システムを使っていて、どの経費精算サービスも、フォーマットをあわせてデータを書き出す機能がありません。そこで、TISが『Spendia』から会計システム向けにデータを書き出す専用ツールを開発。比較検討した他社サービスのメーカーは、パッケージ販売のみで開発はパートナーに委託しているところもありましたが、TISはサービス提供から開発まで一貫で対応してくれました。パートナーとして選んでよかったと感じる点です」（岡澤氏）。
並行して、「Spendia」の標準機能を利用して、経理に申請伝票を回すためのワークフロー、受領した請求書に対して支払いを依頼するワークフローが構築された。
なお、法人カードについては、八千代工業がクレジットカード会社から発行を受けた後、カード番号と個々の社員を紐付ける設定を行うだけで「Spendia」との連携は完了。カード決済から数日後に、各社員の「Spendia」画面にカード使用履歴が反映される（画面参照）。社員は、この一覧の中から申請するデータを選び、金額や支払日を手入力する手間を省いて申請伝票データを簡単に作成できる。

効果

管理職による法人カードのテスト運用後、全社展開へ

「Spendia」の正式運用は、2021年4月からスタート。法人カードについては、9月から段階的に社内展開が始まった。「まずは管理職クラスに法人カードを使ってもらい、問題がないことを確認後、全社展開する計画です」（今井氏）。2021年度はコロナ禍の影響で出張回数が大きく減ったが、今後、遠方への出張、海外出張のペースが例年並みに回復していけば、法人カードが活躍する場面が増えていくと見込んでいる。「出張後の経費精算の負荷を減らせるよう、管理職からは『早く全員が法人カードを使えるようにしてほしい』という声も上がっています」（岩田氏）。
また、ペーパーレス化による恩恵について、岡澤氏はこう語る。「これまで、経費申請の際は1枚ずつ台紙に領収書を糊付けする作業が必要でした。この手間が不要になった点も、現場から好評です」。
経理部においても「Spendia」導入による効果が着実にあらわれている。「以前は紙の領収書・申請書を確認する必要があったので、オフィス内でしか業務ができませんでした。『Spendia』によるペーパーレス化で、出張先でも申請内容を確認できるようになり、今の時代にあった“新しい働き方”が選べるようになっています」（岩田氏）。

法人カード連携による経費申請（スマホの場合）　※画面はイメージ

お客さまの声

八千代工業株式会社
ICT推進室　業務システムブロック
岡澤 和之氏

以前は、法改正や社内制度変更に伴って、システム機能の変更が必要になるたびに社外のSIerに依頼し、高額な費用が発生していました。「Spendia」導入後は、たとえば社内規定が変更されたタイミングで、総務や人事の担当者が自ら変更できるようになり、SaaS型サービスならではのメリットを実感しています。
今後TISには、いろいろな企業でのシステム構築経験に基づく、一歩踏み込んだ提案に期待しています。当社のさまざまな事業課題を共有いただき、一緒になって業務を変えていくパートナーであり続けてほしいと思います。

TIS担当者から

TIS株式会社
エンタープライズビジネスユニット
エンタープライズ営業企画ユニット
エンタープライズビジネス企画 Spendia事業推進室
田中 祥

数ある経費精算サービスの中から「Spendia」の良いところをご理解いただき、お選びくださいましてありがとうございました。本稼働までの約3カ月、TISのプロジェクト進捗管理や設定・開発の対応に、ご満足いただけたことに安心しています。
導入からしばらくして、ICT推進室の岡澤様より「経理部に積まれていた書類の山がなくなった」という言葉も頂戴し、目に見えるかたちで効果を実感いただきうれしく思います。今後はさらに八千代工業様の業務効率化、生産性向上に貢献できるような提案をさせていただければと思います。

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