公益財団法人 東京YMCA様
多様化するスタッフの働き方にあわせて、人事労務のDXを加速。「Quefit ZeeM」と「リシテア」の組み合わせで、さまざまな業務課題を一気通貫で解決。
背景
バックオフィス業務のDXで、業務効率改善とコンプライアンス向上を目指す
東京YMCAは日本初のYMCA組織として、1880年（明治13年）に創立した。都内に22拠点を展開し、スタッフ数は約600人と、全国で最大規模。事業内容は、職業・学校教育、保育、語学、ウエルネス、国際交流、キャンプ開催、ボランティア派遣など多岐にわたり、“教育の総合商社”として、さまざまな場面で人々の豊かな暮らしに貢献している。
東京YMCAは、財務部を皮切りに、2019年からバックオフィス業務のDXに着手した。その目標を人事労務部の堀雄二部長はこう説明する。「紙依存の業務から脱却し、生産性向上とコスト削減を実現すること。加えてシステム化により、属人化が進んだ作業を解消し、拠点ごとに紙で分散管理する情報の共有で、コンプライアンス強化を目指しました」。
人事労務部においては、2020年からDXの準備に着手。まず、紙の給与明細を全拠点600人のスタッフに郵送する作業が見直し対象として洗い出され、最優先の目標となった。東京YMCAはそれまで長年、TISの「Quefit ZeeM」を給与システムとして利用し、給与明細の印刷・納品をTISにアウトソーシングしてきた。「そこで、我々のバックオフィス業務について明るいTISに、給与明細のペーパーレス化について相談してみることにしました」（同部 濵口氏）。
選択
「Quefit ZeeM」に就業管理クラウドを組み合わせて課題をまとめて解決
相談を受けたTISは、2020年10月、既存の「Quefit ZeeM」に「WEB人事オプションサービス」を加えて課題を解決する方法を提案した。同オプションは、①給与明細等のWeb照会、②年末調整や住所変更、資格取得等のWeb申請、③社員の職歴・スキルのWeb照会、これら人事労務で需要の高い３つの機能で構成されている。
給与明細のWeb化以外の機能も、東京YMCAの業務課題にフィットしていたことから、3つの機能を順次導入していくことを決定。2021年3月から導入プロジェクトがスタートした。
ちょうど同じ時期、人事労務部はもう一つの電子化の課題に直面していた。同部の松島氏はこう説明する。「各拠点で働くスタッフの勤怠管理の電子化です。毎月『Quefit ZeeM』上で給与計算を実施する際、各拠点から送られてくる600人分の紙の勤務表を見て、一人ずつ画面上で手入力する作業が大きな負担になっていました」。
一部の拠点では2020年に、他の勤怠管理クラウドをテスト導入したものの、期待に及ばなかったと濵口氏は振り返る。「勤怠データを『Quefit ZeeM』に自動連携できず、手作業が減らない点が一番の問題でした。加えて、ベンダーからの技術的なフォローもなく、本格採用を見送った経緯がありました」（濵口氏）。
東京YMCAは、TISのプロジェクトメンバーに、この課題を相談。その結果、新たに就業管理クラウド「リシテア」を組み合わせ、勤怠データを自動連携させる方法が提示された。「『リシテア』であれば、我々の希望どおり、手入力の手間もなく『Quefit ZeeM』と連携可能とのこと。TISの手厚いサポートを受けられる安心感もあり、本格導入を決めました」（濵口氏）。
効果1
オプションの3つの機能で、人事労務の幅広い課題が解決
プロジェクトの最初のゴールとして、2021年5月から「WEB人事オプションサービス」により給与明細のWeb化がスタートした。全拠点のスタッフは、オフィスでも自宅でも、インターネットを通じて給与明細が閲覧可能になった。「明細のWeb化は、メリットしかありません。郵送作業がなくなり、切手代･郵送代・紙代のコストも大きく節減できました」（濵口氏）。
同年12月には、2つめの機能として、年末調整関連申告書のWeb申請が本導入された。「以前のように、申告用紙を各拠点に送り、スタッフ一人ひとりに渡す手間や回収が不要になりました。また、申請内容に不備があった場合、Web上で本人とやりとりできるので効率よく作業が進みます」（松島氏）。
3つめの機能「Web社員照会」については、現在、各拠点に紙で分散管理しているスタッフのキャリア情報を集約する作業が進行中で、半年後の本稼働を目指している。「たとえば施設を新設する際、保育士・調理師・看護師・栄養士等の資格を保有する人材を見つけやすくなると期待しています」（濵口氏）。
効果2
就業管理「リシテア」で、スタッフが快適に働ける環境づくり
本格導入が決まった就業管理クラウド「リシテア」については、2022年4月に本番稼働を迎えた。事前に人事労務部が全22拠点を巡回して、使い方の説明も実施された。
東京YMCAの場合、出退勤時の打刻は、部署によって2種類の方法を採用。Web上で打刻する部署と、スタッフ数の多い保育園などのように、ICカードリーダーを設置しICカードをかざして打刻する部署がある。また、実際の労働時間をPC等で入力する方法は、全部署で採用した。「リシテア」と「Quefit ZeeM」間の連携部分は、TISによって開発が行なわれ、人事労務部による「Quefit ZeeM」とのデータ連携作業は一切不要となった。
堀部長は期待をこう語る。「働き方改革関連法などの制度に準拠した『リシテア』を基準とすることで、快適に仕事ができる環境づくりを進めていきます」。東京YMCAのスタッフの働き方は、デスクワーク以外に、キャンプ地で子どもを24時間見守ったり、特定の曜日だけ学校の教壇に立ったりと多種多様。「複雑な勤怠管理を『リシテア』に任せれば、たとえば労働時間が法で定める上限に近づいたら、アラートで管理者に知らせることも可能。働きやすさの向上と、コンプライアンス強化を両立できます」（堀部長）。
最後に、今後の人事労務DXの目標を、堀部長はこう語る。「次の目標は、先行して電子化した財務システムと、『Quefit ZeeM』をデータ連携させること。他にも、紙に依存する経費申請のシステム化など、残った課題にTISと協力して取り組んでいきたいと思います」。
お客さまの声
公益財団法人 東京YMCA
人事労務部 部長
堀 雄二氏
公益財団法人 東京YMCA
人事労務部
濵口 隆久氏
公益財団法人 東京YMCA
人事労務部
松島 かおり氏
当初、給与と勤怠管理は別々の課題と認識していましたが、TISに相談し、一つの枠組みで解決できることに気づきました。
中でも勤怠管理の電子化は、役所と契約を交わす際に必須となるコンプライアンス強化に欠かせない目標だったため、プロの力を借り解決に至りうれしく思います。
「リシテア」本稼働にあたり、人事労務部では、毎日のようにTISご担当に連絡して技術面でのアドバイスをいただいています。分かりやすい説明で、こちらが気づかない課題まですくいあげてくださり感謝しています。
TIS担当者から
TIS株式会社
ＤＸビジネスユニット 経営管理サービスユニット
経営管理サービス第２部 主任
伊藤 沙織
日々の人事労務の業務でさまざまなサービスを活用されることで、ルーティン作業の負荷軽減、労務管理の最適化につながったと聞きうれしく思います。
東京YMCA様は多様な事業領域をお持ちで、労務管理も複雑であるため、当初、全拠点が同じシステムを導入することに懸念を持たれていました。そこで、一部拠点から順次導入を進め、運用上の課題を一つずつ解決し、人事労務の共通プラットフォームとしてポテンシャルを高めていったことが、スムーズな多拠点展開につながったと感じます。
今後も、東京YMCA様の人事労務および財務領域のDX推進をサポートし、HR戦略パートナーになれるよう、尽力していきます。
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