ツネイシホールディングス株式会社様
クラウド型経費精算システム「Spendia」を自社セットアップで導入。
内製化による経理DXで、グループ全体のペーパーレス化を実現。
背景
グループ各社への横展開を視野に経費精算クラウドサービスの導入を計画
創業120年を迎えた常石グループは、海運・造船をはじめ、環境・エネルギー・ライフ＆リゾートの5事業を展開する、総従業員数約6,000名（海外現地法人を含む）の企業グループ。本社機能を司るツネイシホールディングス株式会社（以下、ツネイシホールディングス）は広島県福山市の本社、東京支店の2拠点を中心にビジネスを手がけている。
同社の従業員数は147名（2023年4月現在）で、過去10年来、経費申請・精算はスクラッチ開発したシステムで対応してきた。同社情報戦略部の中根暢子氏は、従来のシステムの課題をこう語る。「社内ネットワークに限定したWebアプリのため、出張先やテレワーク環境からは使用できません。クラウド型サービスへ移行し、ユーザーの自由度を高めたいと考えていました」。
加えてもう一つの課題は、システム更改に手間と時間を要すること。「自社開発したシステムなので、電子帳簿保存法やインボイス制度に対応させるには、大がかりな追加開発を要します。クラウド型であれば、新しい制度に合わせた自動更新が期待できることにメリットを感じました」（中根氏）。
グループ各社でも同様の経費精算業務の課題が顕在化していたことから、グループをあげてクラウド型サービスに移行することを構想。まず、ツネイシホールディングスが先行導入し効果を確認後、順次グループ各社へ展開していく目標を定めた。
選択
スマホファーストの設計で使いやすさを追求した「Spendia」
同社の情報戦略部と財務部は2020年頃より、市場で定評のあるクラウド経費精算サービスの情報収集をスタートした。常石グループは地域DXを活性化するワンプラットフォーム構築に取り組んでいるが、2021年中頃、その技術パートナーの一社であるTISから経費精算クラウド「Spendia」の提案を受ける機会を得た。
財務部の矢違尚子氏は、説明を受けた印象をこう振り返る。「候補サービスの中で、特にスマホアプリのUIが分かりやすいと感じました。クラウド経費精算ならではの、過去の領収書等をデータで検索できる点や、ペーパーレスなので申請者への差し戻しがしやすい点にも大いに期待しました」。
加えて、画面上でパラメータを選ぶだけで経費申請のルールを設定できる点、承認フローをGUIベースで設計しやすい点も優位点として評価された。
そして2021年後半から、TISの支援を得て最終候補「Spendia」のPoCを実施。「実際に交通費申請などを体験してみて、スマホファーストな設計がとても使いやすいと感じました。PCでも操作しやすく、デバイス環境を選ばない点は、今後のグループ展開に適していると判断しました」（中根氏）。こうして、2022年3月にTISの「Spendia」の正式採用が決定した。
導入
ノーコードによるセットアップで経理DXを内製で推進
今回の「Spendia」導入は、過去の事例の中でも特に“お客様主導の”進め方だったと、TISの営業担当の田中孝一は説明する。「通常、お客様が求める要件に基づき、TISが『Spendia』上でパラメータを入力し、経費申請ルール等を設定していきます。しかし今回、お客様がセルフセットアップしたいとのご希望があり、大型案件では初の試みになりました」。
その理由について、中根氏はこう説明する。「当グループがデジタル戦略を加速させていくには、従業員一人ひとりが“自ら変わっていく・改革の担い手になる”意識を持つことが重要です。そのため、パイロット導入からグループ展開まで、社外の力に頼らず自分たちで行いたいという思いがありました」。
このセルフセットアップに先立ち、TISからは頻度の高い機能の説明や、操作説明のドキュメントなどを提供。そして情報戦略部のメンバーが約半年をかけてセットアップに取り組んだ。
中根氏はこう振り返る。「セットアップ自体は非常に簡単で、直感的に設定を進めることができました」。これと並行して、長い年月の中で独自化・複雑化していた社内規定の見直しも実施された。「たとえば、出張時の日当は、職種や出張先別に細かく定められていました。こうした独自ルールを近年の一般的な規定にあわせてシンプル化することで、働き方の改善につながると考えました。その結果、セルフセットアップもより容易に進められたと感じます」（矢違氏）。
2022年9月の本社および東京支店での本番利用に先立って、TISが数十名の希望者へオンライン説明会を実施。スマホで領収書を撮影・申請する手順や、オフィスの複合機で領収書をPDF化して申請する手順の説明が行われた。
効果
完全なペーパーレス化で経費精算業務の大幅な効率化が実現
導入から1年弱が経過した時点で、申請端末の割合はスマホとPCがほぼ同等。自宅や出張先からスマホで経費申請できる便利さは社内でも好評で、利用者が徐々に増えつつある。
申請者および経理担当者にとって、最大の導入メリットは、ペーパーレス化による作業効率の向上だという。「以前は東京支店から広島の経理担当まで、紙の領収書を郵送してもらっていました。今回の導入で一気にペーパーレス化でき、郵送によるタイムラグも解消できました。また申請に不備があった際の差し戻し・再提出もオンラインで完結できるようになった点は、以前の仕組みから大きく改善された部分です」（矢違氏）。
また、承認がオンライン化されたメリットについては、「承認者である上長は、離席中・出張中でもスキマ時間を利用して承認できます。結果的に、立替金の支払いの早期化につながっています」（矢違氏）。
今後の「Spendia」のグループ展開について、中根氏はこう語る。「既に2つの事業会社で、情報戦略部と財務部がフォローしながら導入を進めています。グループ会社によって事業形態は異なりますので、今回の導入経験を踏まえ、社内規定の見直しを含めて経費精算業務のデジタル化を進めていきたいと思います」。
お客様の声
ツネイシホールディングス株式会社
情報戦略部 課長代理
中根 暢子氏
ツネイシホールディングス株式会社
財務部 課長代理
矢違 尚子氏
「Spendia」は受け取った経費申請を処理する業務でも直感的に使いやすく、TISのサポートもほとんど必要ないほどです。今回の導入を成功事例としてグループ各社に紹介し、各社が自ら経理DXに積極的に取り組むムードを醸成していきたいと思います。
今後、当グループのビジネスでは、電子取引の比重が高まるといった、さまざまな変化が予想されます。TISには、時代を先取りしたスピード感のある提案・対応で、新たなビジネスのチャンスを生み出していただくことを期待しています。
TIS担当者から
TIS株式会社
DXビジネスユニット DX営業ユニット
DX第4営業部 セクションチーフ
田中 孝一
お客様自身のセットアップで「Spendia」をグループ展開していく計画は、過去に見たことがない意欲的なチャレンジです。お客様が「必ず成功させるんだ」という強い意志のもと、機能をしっかり細部までご理解し、セットアップ時も工夫を凝らされたことが成功につながったと思います。
「Spendia」は、常石グループ様のような数千人規模の企業でもハイパフォーマンスを発揮する、エンタープライズ向けのクラウド経費精算です。経費精算の課題でお悩みの企業様に、ぜひご検討いただきたいと思います。
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