株式会社リンクレア様
クラウド型サービス「Spendia」で経費精算DXを実現。
ノーコードによる容易なセルフセットアップで、複雑な承認ワークフローや経費計算ロジックを実装。
背景
テレワーク時代への対応が困難なオンプレミスの経費精算システム
独立系のIT企業、株式会社リンクレア（以下、リンクレア）は1970年に設立。情報サービスに関するコンサルティングから企画・設計・製造・保守、さらにDX支援や人材教育に渡るあらゆるサービス提供を強みとし、顧客企業は常時200社に及ぶ。
同社は10年程前より、全国４拠点500名強の社員の交通費や出張旅費などの経費精算をオンプレミスのシステムで対応してきた。しかし、2020年からコロナ禍の影響でテレワークに従事する社員の比率が上昇。既存システムでは運用面での課題が出てきたと、人事総務本部の菅原正樹氏は説明する。
「社員は経費精算の都度、出社しPCで伝票データをシステムへ入力する必要がありました。さらに、紙で出力した伝票に領収書を貼り、経理担当者へ提出しなければならず、この負担をなくせないかと考えていました」。
そこでリンクレアは2020年夏頃から、経費精算をクラウド型サービスへ移行する計画をスタート。「自宅や出張先で領収書をスマートフォンで撮影し、そのまま経費精算できるかたちを目指しました」（菅原氏）。ちょうど、改正電子帳簿保存法の発布が2021年1月に迫っており、制度が要請しつつある領収書等の完全なペーパーレス化が可能になることも、クラウド移行に踏み切る好機となった。
選択
ノーコードで柔軟なセルフセットアップができる「Spendia」
同社がクラウド型経費精算サービスに求めた条件を菅原氏はこう説明する。「まず、申請を複数の承認者へ順番にあるいは同時に回覧する、独特の承認フローに対応できること。加えて、役職・職級によって異なる出張手当等が自動計算され適用されるよう設定できることも必須条件としました」。
当時、こうした詳細な設定が可能なクラウド型経費精算サービスは限られており、候補となるサービスは2つにまで絞り込まれた。
その一つがTISの「Spendia（スペンディア）」であり、最終的に本サービスを選んだ決め手について、菅原氏はこう説明する。「複雑な承認ワークフローの設計や、計算ルールをノーコードでセルフセットアップできるのは『Spendia』ならではの特長でした。外部のエンジニアの手を借りることなく、社内だけで変更対応できる点に大いに期待しました」。
TISが手がける「Spendia」導入事例の多くはTISエンジニアが個社要件に合わせた初期設定を行っているが、本案件はノーコードでカスタマイズが可能というサービスの特長を活かし、顧客企業が自らセットアップを実施している。「TISの開発リーダーの方はとても情熱的。当社内でのセットアップを支援する具体的な提案をいくつもいただき、この方がいれば成功する、と確信したほどです」（菅原氏）。こうして2020年10月に「Spendia」の導入が正式決定した。
導入
トレーニングを受けた社員がセットアップに着手
セルフセットアップに先立ち、TISのエンジニアによる「Spendia」の設定トレーニングが実施された。対象者は、経理担当や情報システム担当を中心に6～7名で、1日あたり3時間、計5日間のトレーニングが計画された。
その内容は、リンクレアの設定作業を想定した実践的なものとなった。「ひととおり設定を経験して、これなら社内の人間だけで十分にセットアップ可能という手応えが得られました。TISからは設定手順を分かりやすく解説したユーザーガイドも提供いただき、技術面の不安を一掃できました」（菅原氏）。
そしてリンクレアは、約3カ月をかけてセルフセットアップを実施。その中でも大きなテーマとなった、多段階の承認ワークフロー設計について菅原氏はこう振り返る。「画面上で各部門の承認者をラインでつなぐだけ。ノーコードで、複雑なワークフローを容易につくれることに感心しました」。
こうして2021年春、設定を終えた「Spendia」の全社提供が開始となった。旧システムからの移行にあたっては段階的に精算可能な経費を増やして、スムーズに切り替えが行われた。
効果
複雑な要件に柔軟に対応できる拡張性が「Spendia」の優位性
経費精算の旧システムから「Spendia」へ移行して約3年。その効果について、菅原氏はこう説明する。「まず当初の目標どおり、申請者・承認者・経理担当者のいずれも、出社が必須ではなくなりました。会社内での申請書回覧や押印といった作業は不要となり、試算した結果、人手を要する工数は約6割程度に省力化されました」。
申請書や領収書がペーパーレス化されたことで、経理部門の保管スペース削減に貢献している。「オフィスの棚の数段を占めていた整理用パイプ式ファイル冊数も数分の一に。また、税務調査で過去の証憑が必要になった際、外部倉庫から書類の入った大量のダンボール箱を取り寄せる手間も不要になりました」（菅原氏）。
そして、セルフセットアップの容易さと自由度の高さは、経理業務のDX化に役立っていると菅原氏は語る。「旧システムは、税務に関する法改正等のたび外部ベンダーに設定変更を依頼する必要があり、その分の時間・コストがかかりました。今では、経理業務の担当者が社内エンジニアと協力して、『こういうシステムに変えたい』という希望を短期間で実現できるようになりました」。
最後に菅原氏は、TISと「Spendia」への期待をこう語る。「当社のように数百人規模の会社は、社内制度や業務ルールの細かい変更点が頻繁に発生します。『Spendia』は自らが小回りの利くアレンジを施して、仕事のやり方を効率化できる点が素晴らしいと思います。TISには今後も、当社が変革し続けるためのパートナーとして協力をいただければと思います」。
お客様の声
株式会社リンクレア
人事総務本部
マネージャー（当時）
菅原 正樹氏
「Spendia」はUIの進化スピードも速く、当社が運用開始後も、どんどん使いやすくなっていると好評です。
定年を迎えビジネスパートナーとなったシニア社員と「Spendia」の利活用を推進しています。経理業務の課題に対し新しい価値を提案していくことで、ビジネス基盤の拡大にもつなげていきたいと考えています。
今後とも、当社が社会から求められるトランスフォーメーションを速やかに実現できるよう、TISの支援に大いに期待しています。
TIS担当者から
TIS株式会社
DXビジネスユニット DX営業ユニット
DX第4営業部 シニアアソシエイト
根深 嵩大
「Spendia」の強みであるワークフロー機能などをご評価いただき、複数候補の中からご採用に至ったことをうれしく思います。リンクレア様はセルフセットアップへのモチベーションが高く、社内の人員だけで設定を完了させたことが強く印象に残っています。
今後は、「Spendia」をフロントシステムとして、勤怠などのバックオフィス系システムと連携させ、経費精算にとどまらないマネープラットフォームとしての価値を提供する提案もさせていただければと思います。
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