株式会社オプテージ様
独自の“りん議書”による経費申請を「Spendia」上で実現。
入力画面・承認ワークフローを徹底してつくり込める自由度の高さで、ガバナンスを強化。
背景
設計の柔軟性とメンテナンス性を兼ね備えた経費精算サービスへの移行を計画
株式会社オプテージ（以下、オプテージ）は、関西電力グループの総合IT企業。関西一円に広がる独自の光ファイバーネットワークを基盤とする「eo光」や、格安SIMサービス「mineo（マイネオ）」をはじめ、一般家庭・企業向けにさまざまな情報・通信ソリューションを提供している。
同社は従来、総従業員約3,000名の経費精算業務に、旅費精算用と一般の経費精算用の2種類のシステムを併用してきた。そして2021年半ばより、2年後に控えた関西電力グループ共通の会計システム導入を機に、経費精算システムを一本化することを計画した。
新システムに求めた要件について、経理部経理サポートチームの畠道人氏はこう説明する。「従来のシステム上では、電子化された独自様式の簡易な“りん議書”で、経費の申請・承認を行ってきました。移行後もこのルールで運用できることが前提条件でした」。
具体的には、電子りん議書を構成するための項目として、購買の理由・目的や、承認／否認の理由などの記入欄を自由に加えられること。そして、複数の部署をまたぐ電子りん議書の回付に対応させるため、複雑な承認ワークフロー構築が可能な点があげられた。
さらに、運用開始後に経理部自らメンテナンスができることも大きな目標とした。「従来のシステムは、社内規定や組織が変わるたび外部ベンダーによる改修が必要でした。内製化で外注コストを減らし、よりタイムリーに改修したいと考えました」（畠氏）。
選択
クラウド型でありながら、帳票と承認ワークフローを徹底してつくり込める「Spendia」
同社は、複数のクラウド型経費精算サービスから候補を検討したが、条件を満たす製品を見つけるには至らなかった。「各社に問い合わせたところ、出来合いのクラウドサービスは、当社が求めるような複雑な要件に応えるカスタマイズは難しいとの回答でした」（畠氏）。
そんな時に、関西電力グループ共通の会計システム導入をコンサルティング支援していたTISから紹介を受けたのが、ACTIONARISEの「Spendia（スペンディア）」であった。
その特長を経理部経理サポートチームの横田かおり氏はこう語る。「クラウド型でありながら、設定作業だけで申請伝票の画面を自由に変更できる柔軟さが印象的でした」。さらに、承認ワークフロー設計のしやすさにも注目。「他の候補製品は、ワークフローの設定手順がブラックボックス化されている印象でした。Spendiaの設定画面を見て、“ノーコードでここまでできるのか”と驚きました」（畠氏）。
加えて、ユーザー数に応じた課金という点も評価ポイントとなった。「申請件数が増えても月額料金が変わりません。社員によっては月に何十回も電車で移動しますので、コスト増を抑えられることに期待しました」（畠氏）。
選考の最終段階では、業務部門から旅費の担当者、物品購入の担当者などを集めてデモを実施。「その場でTISに『こういう使い方はできる？』といろいろな質問をしましたが、いずれに対しても“できます”と即答いただき好感触でした」（横田氏）。こうして、2022年7月にSpendiaの採用が正式決定した。
導入
社内ルールへの適合を自動審査する仕組みで、ガバナンス強化を目指す
年度内の移行を目指して、オプテージの経理部はSpendiaのセットアップに着手した。横田氏は、TISの支援についてこう説明する。「これまで、システム導入は社内のIT部門主導で進めてきましたが、当時はIT部門が他の案件で余裕がなく、不慣れな経理部中心で進めざるを得ませんでした。しかし、TISが業務部門の要望整理から、設定のアドバイス、そして進捗管理まで支援してくれて、プロジェクトを円滑に進められました」。
経理部のメンバーは、まずSpendia標準の伝票画面に手を加え、同社ルールに則った電子りん議書の様式につくり変える設定を開始。必要な項目を加えて画面を設計しつつ、勘定科目の選択間違いや、金額制限を超える場合のアラート表示などの設定を実施した。「TISの担当者によれば、ここまで細かく伝票画面を個社仕様に変えるのは初めてのケースだそうです」（畠氏）。
並行して取り組んだのが、申請者がボタンを押すだけで、適切な承認者へ自動送信されるワークフローの設定。「目標としたのは、申請時に所属部署の上長のみが表示されるようにして、選択ミスを防ぐことです。多段階の承認が必要な条件の場合、雑費なら総務部へ、物品調達なら資材へといったように所定のルートに自動回付されるよう、徹底したワークフローのつくり込みを実施しました」（畠氏）。
効果
申請・承認時のガバナンス強化と、差し戻し作業の手間を合わせて実現
Spendiaの導入から約１年半が経過し、畠氏はこう語る。「使い慣れた電子りん議書の様式に合わせて画面を設計したので、どこに何を書けばいいかが一目瞭然。社員からは“迷わずに入力できる”と好評です」。
さらに、今回特に力を入れた、社内ルールに則さない申請を受け付けない設定による効果を横田氏はこう語る。「勘定科目ごとに定められた金額の上限を超えている場合や、上長の承認なしで申請された場合などは申請自体を受け付けません。承認者や経理部の確認作業の負荷が少なくなるとともに、ガバナンス強化につながっています」。
誤った承認者へ電子りん議書を回付するミスも完全に解消。「申請者が所属する組織の上長が、自動的に承認者として選ばれます。また、多段階の承認が必要なケースでは、所属と申請内容に応じて適正なルートが選ばれるので回付先の選択ミスはゼロになりました」（畠氏）。
Spendiaの運用については、当初の計画どおり経理部自らが設定変更を実施している。「社内規則や組織体制が変わる都度、伝票の様式や承認ルートを経理部内で変更しています。ノーコードで設定できるので、外部ベンダーへの発注コスト削減が実現しました」。
これからの目標について、畠氏はこう締め括る。「経費申請以外の用途、たとえば支払伝票や役員の承認を伴う上申書類についても、電子りん議書で対応できないかと検討中です。今後もTISに助言をいただきながら、Spendiaの活用によりユーザービリティの向上を図っていきたいと思います」。
お客様の声
株式会社オプテージ
経理部経理サポートチーム
畠 道人氏
株式会社オプテージ
経理部経理サポートチーム
横田 かおり氏
ノーコードで柔軟に設定できるSpendia、そしてTISの支援のおかげで、経理部主導の導入を実現できました。当社では、「オプテージ大賞」を設け、さまざまなチャレンジに対して社内表彰をしています。本プロジェクトは、経理部門だけでなく全社の効率化に貢献した点が評価され、オプテージ大賞“挑む”部門において、大賞を受賞することができました。
TISには、SaaS導入時にセキュリティ強度を審査する社内部門との折衝にも尽力いただきました。数多くの質問書に回答いただき、安全性を裏付けてくれたことで、厳格なセキュリティ要件をすべてクリアできました。引き続き、パートナーとしてTISのご支援に期待しています。
「Spendia」導入支援パートナーから
株式会社HANAWA
ソリューション事業部
飯沼 昌敏 氏
帳票や承認ワークフローの高度な要件に対応させるため、さまざまなパラメータを組み合わせて機能検証を繰り返し実施しました。技術課題をお客様とタイムリーに連携する効率的な進行で、スケジュールどおりにSpendiaを業務にフィットさせることができました。本稼働の直前には、夜遅くまで膝を付き合わせてブラッシュアップにご協力いただき、お客様の課題解決の柔軟な発想力、粘り強い姿勢に大きな感銘を受けました。
今後は、AIやOCRによる業務プロセスの自動化、データの可視化・分析を推進し、お客様側の人的リソース抑制と迅速な意思決定をお手伝いできればと思います。
※本文中の社名、製品名、ロゴは各社の商標または、登録商標です。