新見公立大学様

大学教職員の旅費精算を「Spendia」へ移行。
精算業務のペーパーレス化で透明性を高め、ガバナンス強化と効率性向上を実現。

背景

経理担当者の負荷が大きい、紙と手作業が中心の旅費精算

公立大学法人新見公立大学（以下、新見公立大学）は1980年に岡山県新見市にて開校。保健福祉系の大学として、保育士・看護師・介護福祉士・社会福祉士など多くのスペシャリストを輩出してきた。人口約2万5千人の市ならではの環境を生かし、地域住民とのふれあいを通して実践的に学べる質の高い教育が、同大学の大きな特長。「ここで学んだ学生が全国で活躍し、自治体が抱える人口減少や高齢化の課題を解決していくことを旗印としています」と語るのは、事務局総務課の眞治章氏。
2019年4月の完全四年制大学への移行を機に学生数が700名超へ拡大、教職員数も増員された。その影響から、経理部門においては出張旅費精算に関わる作業量が急増していた。事務局総務課の太田雅之氏はこう説明する。「教職員が研修や実習で出張する機会が多いのですが、当大学は鉄道やバスでアクセスしにくい中山間地域にあるため、ほぼ全員が自家用車での移動です。そのガソリン代の申請件数が月に約100件に増え、私一人で申請内容をチェックするのが難しくなっていました」。
従来の流れは次のとおり。教職員は出張前に、規定のフォーマットに目的地を記入して申請。経理担当である太田氏がGoogle マップ等の地図アプリを使って、走行ルートを想定しおおよその距離を把握しておく。そして出張後に教職員が提出した報告書の走行距離と照合し、適正と判断したら、大学が規定するガソリン単価を乗算して正式な経費伝票を起こし承認者に回覧していた。
この作業の煩雑さに加えて、承認に時間がかかることも課題のひとつで、紙の伝票を学科の所属長、副学長、学長へと順に回覧するために数日を要することもあった。
「紙と人手に頼った進め方は非効率的であるだけでなく、入力ミスや判断のゆらぎが起きるとガバナンス上、望ましくありません。そこで、経費精算クラウドサービスによるシステム化を計画しました」（眞治氏）。

選択

Google マップとの連携で走行ルート・距離を自ら申告できる「Spendia」

新見公立大学は、複数のクラウド型経費精算サービスを比較し、TISが提供するACTIONARISEの「Spendia（スペンディア）」を最終候補のひとつとした。そして、TISの販売パートナーであるエイエイエスからの具体的な提案内容を見て、要件を満たせるかどうかを判断する運びとなった。
Spendiaを評価したポイントのひとつが、申請者自らがGoogle マップ上で目的地と走行ルートを選択し、走行距離を申請できる点。「これなら、出張前に経理担当が行っていた、ルート確認や想定走行距離の算出が不要になります。さらに当大学が規定する1kmあたりのガソリン単価を自動で乗算できるので、教職員にも面倒な手間をかけず済むと思いました」（太田氏）。
承認者は、申請者から送られてくる伝票画面からGoogle マップに推移し、申告された走行ルートを目視して妥当性を判断することができる。「以前は、承認者から詳細を確認したいと要望があるたび、地図をプリントして説明する必要がありました。承認がスピーディーに実施できることは、ガバナンス強化にもつながると考えました」（眞治氏）。
また、もうひとつの優位点が、Spendiaを既存の財務会計システムに連携できる柔軟性。「他の候補製品は大半が、社内システムに連携させるには別途プログラムを開発することが前提条件でしたが、Spendiaは設定だけで連携に適したデータ形式に変更できます。これは他の候補製品にないメリットだと思いました」（太田氏）。こうして、Spendiaの正式採用が決定した。

申請伝票を作成する際は、画面からGoogle マップを呼び出して､出発地､到着地を設定する。複数の候補ルートおよび走行距離が表示されるので、そこから使用したルートを選択する。

導入

Spendiaの設定から教職員のサポートまで販売パートナーのエイエイエスが全面支援

Spendia導入にあたっては、販売パートナーのエイエイエスが、同大学の規定にあわせた設定、承認ワークフローの構築を実施した。「人の異動のたびに修正しなくて済むように、各部門の役職を基準としてワークフローを設計・構築してもらいました」（太田氏）。
財務会計システムにデータを連携させるにあたっては、Spendia上で申請した勘定科目を特殊なデータ形式にあわせて変換し、取り込めるようにすることが目標となった。「エイエイエスがSpendia内部の会計エンジンの設定を工夫してくれたことで、ほぼ自動でデータ変換が可能になりました。連携は、月末と15日の月2回実施しています。我々が手をかけるのは、最後にExcelで一工程を加えるだけ。これ以上ない完成度だと満足しています」。
Spendia導入により、従来の申請の流れが変わることから、教職員向けの事前説明会も実施された。「自ら走行ルートと走行距離を申告するステップが新たに加わったため、最初は手間が増えることに抵抗感をもつ方もいました。しかし、エイエイエスがサポート窓口を設けて、操作の質問などに回答してくれたことで、予想より早く軌道に乗せることができました」（太田氏）。
この、早期定着の理由のひとつに、申請～承認のプロセスが公平化・透明化されることへの理解があったと太田氏は説明する。「Google マップは多くの人がスマートフォンでも日常的に使っているもの。そこで推奨された最適な走行ルートおよび走行距離の、信頼性・客観性の高さは疑いようがなく、教職員に受け入れられた理由のひとつだと思います」（太田氏）。

効果

経理担当者が変わっても、常に同じルールで出張費申請の審査が可能に

導入から約2年、Spendiaの使用感を太田氏はこう語る。「期待どおりの成果が出ており、不満はまったくありません。説明会の時点では抵抗を感じていた教職員も、今では操作に慣れ抵抗なく使ってもらえています」。現状はPCでの申請・承認がほとんどだが、今後はスマホ比率が徐々に高まっていくことが予想される。
経理担当者としての実感を太田氏はこう語る。「事前申請に対する煩雑な作業が不要になり、経理の本来業務に専念できるようになりました。また、プログラミングの知識がなくても設定を変えられるのでメンテナンスも容易です。実際に、登録されている組織名の変更や、伝票作成時の留意点の追加などを自分たちで実施しました」。
眞治氏は、Spendiaによるガバナンス強化の効果についてこう説明する。「出張旅費はイレギュラーな条件も多く、経理担当者によって申請内容が適正かどうかの判断が分かれることもあります。今回のシステム化によって、誰がチェックしても同じルールを適用できるようになりました。申請者が抱きがちな“以前はこうだったのに”という不公平感も解消でき、ガバナンス向上に役立っています」。
なお、この2025年4月から、旅費法（国家公務員等の旅費に関する法律）改正により、国立大学の旅費申請は定額支給から実費支給に変わっていく可能性が高い。また、同じく4月からの改正私立学校法施行ではガバナンス強化が推奨されるといったように、教育機関に対する国の制度は目まぐるしく変化しており、公立大学にもその影響が及んでいくことが予想される。
今後のSpendiaへの期待を眞治氏は次のように語る。「紙や手作業のプロセスが残っている教育機関の場合、環境変化に迅速に対応するにはやはりシステム化が大前提になると思います。Spendiaのいいところは、時代の流れで新たな要件に対応する必要が出てきた際、設定だけで済む柔軟性です。今後、エイエイエスとTISには、教育機関での最新のSpendia活用例を反映した提案にも期待しています」。

お客様の声

新見公立大学
事務局総務課
眞治 章氏

新見公立大学
事務局総務課
太田 雅之氏

今回、エイエイエスとTISとの間で密に情報を連携してくれたことで、技術的な質問にもすぐに回答いただき、導入が非常にスムーズでした。
次に目指しているのは、現在は旅費精算に限定しているSpendiaの用途を、物品購入の経費精算へ広げること。また、経費を申請する際、該当する研究テーマ等を選んでもらい、テーマ別に予算管理できるようにしていくという取り組みも進めています。
これから、全国の教育機関で生成AIの活用が大きなテーマとなっていくことが予想されます。今後もエイエイエスとTISには新技術を活用した作業効率化や生産性向上のアドバイスもいただきつつ、長くサポートしていただければと思います。

「Spendia」導入支援パートナーから

株式会社エイエイエス
執行役員 システム第5部 部長
大澤 誠 氏

３カ月というスケジュールの中で、お客様の要望を最大限に取り込みつつ、予定どおり稼働ができたことに満足しております。
エイエイエスと「Spendia」の関わりは深く、TISがSpendiaビジネスを立ち上げる準備段階から当社技術者が参画しています。過去案件の知見を持つPMから、設計実装を担当するエンジニアまで、自社単独で対応できる点がSpendia販売パートナーとしての強みだと考えております。
新見公立大学様には、Spendiaを経費精算の用途にとどまらず、一般ユーザー向けの会計フロントシステムとしてお使いいただけるよう、実装されている機能の活用をご提案していきたいと思います。教育機関がお持ちの課題を一緒に検討し、解決していけるパートナーであり続けたいと考えております。

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