千代田化工建設株式会社様
グループ会社の経費精算ツールを「Spendia」に統一。
採用の決め手は、経費を複数案件に按分できる柔軟性。
背景
紙に依存した経費申請・精算業務からの脱却を目指す
千代田化工建設株式会社（以下、千代田化工建設）はグループ総勢約3,000人の総合エンジニアリング企業。石油・ガス、化学など国内外でさまざまなプラント建設を手がけている。世界およそ60の国または地域でのプロジェクト実績からも、同社のインフラ構築に関する技術力の高さをうかがい知ることができる。
グループ各社の経費申請・精算業務は従来、それぞれ異なる仕組みで行っていた。本社では人事系パッケージ製品を利用、一方子会社はExcelで申請伝票を起こし会計システムに連携する仕組みが運用されていた。「各社共通の課題が、経費申請・精算での紙への依存でした。特に、各部門担当者は毎月、紙の領収書をとりまとめ、台紙に貼って提出しなければなりませんでした。また経理担当者にとっても、申請内容と紙の領収書を目視で照合する作業が大きな負担になっていました」（人事部 荒井秀明氏）。
エンジニアリング業は、顧客企業やプラント建設現場に出向くため、出張にかかる旅費申請が多いのが特徴。紙の領収書に依存する作業を解消し効率化を図ることが、優先度の高い課題となっていた。
そこで2021年、グループの経費精算ツールを、電子帳簿保存法に対応した経費精算クラウドサービスに統一する方針を決定した。「大きな目標は、領収書と申請伝票をペーパーレス化し、スマホからの申請・承認を可能にすること。さらに、グループのツールを統一しておくことで、将来的に経費精算に関わる個社の業務を統一し、精算業務を集約して効率化する選択肢も視野に入れての統一計画でした」（荒井氏）。
選択
複数のプラント建設プロジェクトに経費を按分できる「Spendia」の柔軟性を評価
千代田化工建設は、市場で定評のあるクラウド型経費精算サービスから採用候補を絞り込んでいった。候補のひとつにTISが提供するACTIONARISEの「Spendia（スペンディア）」を選んだ理由を次のように説明する。「IT製品の比較サイトの年間ランキングで存在を知り、当社の掲げた目標はクリアできていました。機能をレビューし、設定の自由度の高さ、カスタマイズの柔軟性が、他の製品を上回っている印象を受けました」（ITマネジメント部 手塚亜紗子氏）。
中でも注目したのが、複数の社内プロジェクトに経費を按分できる点。同グループは、複数案件を兼任する社員が多く、従来は、経費の費用負担先を按分して申請するルールとなっていた。「たとえば一度の出張で、3つのプラント建設現場に順番に出向くケース。申請の際に『5：3：2』のように、あらかじめ管理者から指示された按分率に従い、社員が伝票を見ながら手計算して3通の申請を起票していました。Spendiaなら、画面に按分率を入力するだけで各プロジェクトへ経費が自動的に按分されるので、1件の申請で済みます」（手塚氏）。選定当時、候補製品の中で按分に対応しているのはSpendiaのみで、採用の一番の決め手となった。
また、申請件数に左右されないユーザーID数による課金体系である点も、同社の状況にフィットしていた。「交通費や備品購入の申請伝票件数は非常に多いため、試算した結果、候補の中でSpendiaが最も運用コストを抑えられると分かりました」（手塚氏）。
さらに、同社は以前から社員全員に経費支払い用のコーポレートカードを支給しており、カード会社の明細データが自動連携できるSpendiaは、申請時の手間を減らす効果があると期待した。こうしてグループ共通ツールとして、Spendiaの導入を正式決定した。
導入
グループ各社の経理・人事担当者が合同チームを結成し要件定義
Spendia導入を決めた当時、千代田化工建設が旅費規定の見直しを控えていたことから、まずはグループ3社に同時展開し、その後に親会社の千代田化工建設に導入する計画を立案した。
そして、Spendiaの設定に必要な要件を定義するため、各社の経理・人事担当者を集めた合同チームを結成した。「第１段階として、全社共通の要件を定めてグループ共通のテンプレートを確定させることが目標になりました。その後、各社独自の規定やルールに合わせて個別設定をしていく２段階の進め方としました」（手塚氏）。
承認ワークフローの設定については、プラント建設プロジェクトは担当者の権限が複雑に分散していることから、組織の役職をもとにした承認者を自動選定する方法では実現困難と判断。そこで、社内で運用している承認者管理システムから承認者情報を取得するためのインタフェース開発が実施された。SpendiaはAPIが用意されているので、このような外部システムとの連携が実現できる。
加えて、千代田化工建設への導入時には、海外顧客企業に提出する証憑PDFの費目名等を英語表記にする独自カスタマイズも実施された。「クラウドサービスでありながら、エンジニアリング業界の特殊事象にあわせて柔軟な対応ができる、Spendiaの自由度の高さを実感しました」（手塚氏）。
効果
ペーパーレス化とともにコーポレートカード自動連携で申請の手間が大幅に軽減
人事部で経費精算チームを統括する荒井氏は、Spendia導入による業務負荷軽減をこう語る。「以前は、用紙に貼り付けた領収書の提出を受けた後、伝票画面と目視で付き合わせる作業が大変でした。現在は、同じ伝票画面に、紙の領収書をスキャンした画像、ECサイトの電子領収書、コーポレートカードの明細が紐付けられるので、申請内容を確認する作業が大きく軽減されました」。
日常的に経費申請を行う社員からは、特にSpendiaの直感的な使いやすさが好評だという。「操作方法が分からなくてもメニューをたどっていけば何とかなる、という声もあるほどで、操作方法の問い合わせもほとんどありません。また、PCだけでなくスマホで場所や時間を選ばず申請できるようになり、出張が多い社員にとって使いやすさが大きく向上しています」（手塚氏）。
また荒井氏は社内からの声を次のように紹介する。「出張先で、次のアポイントまでの空き時間に、タクシーの領収書をスマホで撮影し、“未精算明細”として残すという使い方。出張後にこの明細を呼び出すことで、最初から入力する手間を省けるのでとても重宝しているそうです」。
また、コーポレートカードの自動連携に対する感想をこう続ける。「従来は、社員がクレジットカードの売上票を証憑として提出するか、月末にカード事業者のサイトから明細をダウンロード、プリントして提出する必要がありました。現在は、カード事業者からSpendiaへ自動連携される明細情報をベースとして経費申請できるため、社員のストレスが軽減されていると感じます」（荒井氏）。
最後に手塚氏は、TISへの期待をこう語る。「今後もグループ全体で業務効率化に向けたDXを構想中です。TISインテックグループはソリューションの領域がとても広いので、新たな挑戦にぜひ協力いただければと思います」。
お客様の声
千代田化工建設株式会社
人事部 部長代行 兼
労務セクション
セクションリーダー
荒井 秀明氏
千代田化工建設株式会社
人事・DX本部 ITマネジメント部
コーポレートICTセクション
コーポレートアプリチーム
手塚 亜紗子氏
当社グループは海外出張・赴任する社員が多く、海外からでも安全にSpendiaを利用できるよう、会社貸与のPCでもBYODのスマホでも、シングルサインオンでアクセスできる構成を採用しています。IDとパスワードによる認証よりもセキュリティを強度なものにすることで、経費明細に含まれる顧客情報が外部に漏えいしないよう留意しました。
これまでのオンプレミスの人事パッケージでは、ハードウェアのメンテナンスや定期的なリプレースが課題でした。クラウド移行によりインフラ面が全部TISにお任せになり、インボイス制度のような法改正への対応も、開発不要で対応できるのは大きなメリットです
TIS担当者から
TIS千代田システムズ株式会社
事業本部
ITサービス事業部
コーポレートITサービス部 副部長
北川 美雪
千代田化工建設様の人事部及びITマネジメント部の皆様、グループ各社の業務部門の皆様と密に連携することで、プロジェクトの円滑な進行に努めました。会社ごとに経費精算のルールや社内規定が異なるため、要件をまとめるのに苦心いたしましたが、無事にグループ全社が本番稼働を迎えられ大変うれしく思います。導入後は、モバイルでの経費精算申請・承認ができるようになり、使いやすさが向上したとのご感想をいただきました。
今後も、お客様からの当社を含むTISインテックグループへのご期待にお応えできるよう、DX化の提案や既存システムの改善等、あらゆる領域で貢献していきたいと思います。
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