組織における非対面・非同期の「対話」を実現するアプリケーション「Practice」
組織における対話の重要性
近年、組織において組織内の人財が持つスキル、知識、能力等の人的資本を最大限に活用し、組織の成長と業績向上を図る経営手法である人的資本経営が重要となっています。人的資本経営とは、組織内の人材が持つスキル、知識、能力などの人的資本を最大限に活用し、組織の成長と業績向上を図る経営手法を指します。人的資本経営を成功させるためには、コミュニケーション、共有のビジョン、組織開発、人材開発、エンゲージメントの向上といった要素が不可欠であり、それらを達成するために対話が重要な役割を果たします。
世界がデジタル化し、グローバル化が進んだ今日、組織の競争力を保つためには、チーム間の円滑なコミュニケーションが必要不可欠です。特にリモートワークが一般化した現在、時間と場所の制約を超え、非同期、非対面での対話を成立させることで、全てのエンゲージメントを高め、組織の目標達成に向けて全員が一丸となるチームビルディングを可能にします。対話の機会を多く設け、その機会に行われる会話を「対話」として成立させることは、経営課題であるといっても良いでしょう。
組織開発においては、新たなビジョンの共有、新しい文化の創造、組織構造の改革など、対話を通じて組織の理想的な未来を描くことが必要です。同時に、異なる部門や役職、異なる背景を持つ人々との対話を通じて、組織全体として共通の理解を得ることが大切です。
人材開発において、対話は個々の社員が自身の能力を最大限に引き出せるように、自己認識を深め、スキルを向上させ、新たな挑戦を志向するための機会となり得ます。リーダーや同僚からのフィードバックは、その人物の強みや成長領域について貴重な視点を提供します。
組織で対話を実践する際の課題
多くの仕事や責任を持っているリーダーは、部下との対話の機会を設けることがとても難しい状況にあります。1on1を実施する組織が多くありますが、多くの部下や仕事を持つリーダーはメンバーそれぞれと継続的に1on1を実施することがとても困難です。また、忙しいなか、なんとか作った部下との1on1の時間も、本題に入る前の前提合わせや視点あわせに時間がかかり、深く対話することが出来ず、雑談で終わったように感じてしまうことも多いかと思います。リモートワークの機会が増えた現在では、部下の様子や雰囲気を感じ取ることを難しく感じている方も多いかと思います。対話における課題は、時間と場所の制約からの解放、本題に対する深い対話の実現、部下の心理的安全性の向上、雰囲気の把握が挙げられます。
組織対話の課題を解決する方法
現在ではすでに多くのITツールにより、非対面・非同期のコミュニケーションが可能となっています。これらITツールにより指示や進捗状況はリアルタイムに共有可能となっていますが、対話のツールとして使いこなすには利用ルールや、利用者の対話に対する理解とスキルが必要となります。書き込む内容に「はい」「いいえ」や「未着手」「着手中」「完了」だけでなく、いまどのような状況なのか、どんな意図や想いを持っているのか、なにか課題や違和感を感じているのか、心や体がどのような状態なのかについても書き込むことで、連絡事項とあわせて本音や雰囲気を伝えることも可能となりますが、そのようにITツールを利用されている組織や社員はほとんど存在しません。
Practiceが組織における対話の課題を解決
Practiceは組織における対話を実践するために開発した組織対話実践アプリケーションです。組織内で交わされるべき対話のテーマ「クエスチョン」が約150件、登録されています。日々の生活や仕事における雑談を引き出すクエスチョンや、仕事を通じて得た学びを問うクエスチョンやビジョンやパーパスを問うクエスチョンなどが用意されています。このクエスチョンに対する入力に「メンタルモデルフレームワーク」を用いて、回答の背景にある経験、感情、価値観を入力させることで「リフレクション」を促します。このメンタルモデルフレームワークは「意見」「経験」「感情」「価値観」の4項目と、とてもシンプルです。自分の考えをこの４つの項目で整理し、書き出すことで、なぜ自分がそう思ったのか、その思いにはどのような経験や気持ちがつながっているのか、何を基準に判断したのか、が明らかとなり自己を客観的に振り返る「メタ認知」が可能となります。このメンタルモデルフレームワークは対話にもそのまま使えるフレームワークです。意見、経験、感情、価値観を相手に伝えることで、あなたの考えや背景にある経験や本音を伝えることが可能となります。リーダーが1on1で時間をかけて聞き取ろうとしていたこと、感じ取ろうとしていたことをPracticeが整理させます。意見、経験、感情、価値観が書かれたリフレクションは、まるで映画やドラマのワンシーンを見ているかのような感動を与えます。また、リフレクションを読んだ人が返信する場面では、テキストの入力に加えて、意図や想いを表現するフィードバックスタンプが用意されています。人はコメントが返ってくると、否定された、非難されたと感じることがあります。そのテキストに「はい」と肯定することが書いてあっても、「短い、なにか気に障ったかしら」など、ネガティブな方向に受け止めることなど、誤解が生じることがあります。フィードバックスタンプとともにテキストを送ることで、前向きな返信であることを相手に伝えることが出来ます。メンタルモデルフレームワークとフィードバックスタンプにより、対面・同期とはまた違った対話を組織内で生み出すことが可能となります。
実際に組織でPracticeを使った非対面・非同期の対話は、対面・同期の対話とはまた違った感覚が得られます。入力したリフレクションに対して数日経過したのちにフィードバックコメントが返ってきたときに「読んでくれた。」「忙しいなかコメントを返してくれた。」といった気持ちが生まれました。同期の対話とはまた違う、「非同期の対話の価値」を実感した一例です。非対面・非同期のコミュニケーションが、リーダーを時間の制約から解放しつつ、チームに新たな人間関係を育みます。Practiceは「良質な対話は対面・同期が必須である」という制約を乗り越えることが可能です。一方で対面・同期の対話の良さも重要です。時間が許す範囲で対面・同期の対話を1on1などで実施しながら、Practiceを使って非同期・非対面の対話を組わせていくことで、よりチームに信頼関係や自律的な行動を生み出すことが可能となります。
リフレクションや対話の重要性や実践方法を組織のメンバー全員で理解し、実践していくことも重要です。これらの学習については、講義動画を提供しています。この講義動画とPracticeをセットにしたトレーニングプログラム「自律型チーム育成プログラム」の提供も可能です。集合型の研修などを実施することなく、自分たちで対話とリフレクションの習慣化に取り組むことが可能です。
リフレクションと対話を組織の習慣とするために
①定期的なチームミーティング
定期的なリフレクションと対話の時間を設けることが大切です。これは毎週のチームミーティングや、特定のプロジェクトが終了した際のレビューセッションなどに行うことが望ましいです。
②安全な環境の保証
対話やリフレクションを通じて自身の考えや感情をオープンにするには、安全な環境「心理的安全性」が必要です。リーダーとしては、他人の意見を尊重し、対話を通じて生まれる新たな視点やアイデアを評価する文化を育てることが大切です。
③フィードバックの奨励
フィードバックは適切なリフレクションと対話には欠かせません。互いにフィードバックを行う習慣をつけることで、組織全体のリフレクションが深まります。
④リフレクション・対話の時間設定
プロジェクトが完了した後や特定の期間が経過した後に、チームとしてリフレクション・対話の機会を設けることが重要です。この機会を設けることで、達成したことや改善すべき点を共有し、全員で学びを共有することができます。
⑤Practiceの活用
非対面、非同期でも対話やリフレクションができるPracticeを活用します。個々の意見が平等に表現でき、組織内の全員がリフレクションや意見を共有することができ、時間や場所の制約を取り払うことができます。
【Practiceを利用した対話の例】
これらの取り組みを通じて、組織内での対話とリフレクションの習慣を育み、組織の学習と成長につなげましょう。