FAX受発注業務DXサービス
FAX受信から基幹システムの受発注の登録までワンストップで自動化！
FAX受発注業務DXとは
お客様や仕入先からFAX経由で届いた受発注帳票をデジタル化し、受発注の処理に必要な情報を帳票画像から抽出することで、FAX受信から基幹システムへの登録までの作業を効率化します。
本サービスを活用することにより、自社FAXシステムの運用・保守、送受信のための出勤、FAX機から出力される紙の補充や出力された帳票の振り分け、お客様や仕入先から届く帳票から受発注登録するための情報の登録する作業までが自動化され、お客様の受発注業務の効率化が期待できます。
FAXによる受発注業務に良くある課題
課題① FAX受信による出社や紙出力を無くしたい
- FAXで注文・請求書を受信するため、出社が必要。
- FAX機を使用するため、紙出力が発生。
- FAX受信していないか定期的に確認が必要。
- 自社FAXシステムの運用・保守に工数が発生。
クラウドFAX 「TransFax」 を導入することで解決！
- FAXシステムがクラウド化され、帳票画像データとしてクラウド上で受信するため、出社が不要。
- 帳票画像データとして出力されるため、紙出力が不要。
- 受信すると帳票画像データがメール通知されるため、受信のタイミングが分かる。
- クラウド提供だから自社でFAXシステムの運用・保守作業が不要。
課題② FAX帳票の仕分けを自動化したい
- 受信した帳票が、多数紙出力されると帳票内容を確認し、仕分けることが必要。
- 帳票仕分けを行う際、FAX番号別や企業別、帳票レイアウト別 （送付状・請求書など）に仕分けが必要。
Paperoid® 「帳票振り分けAI」 を導入することで解決！
- FAX受信のヘッダー情報（FAX番号や企業名など）などの特徴箇所や帳票レイアウト別にファイル単位・レイアウト単位で仕分けることが可能なため、仕分け作業が不要。
- 仕分け先を任意で指定したフォルダへ仕分けることが可能なため、仕分けた帳票画像データの移動が不要(※1)
※1 「帳票振り分けAI」 クラウド版で任意のフォルダ仕分けを行う際は、クラウドストレージ「BOX」 のご準備が必要になります。
課題③ 帳票画像データから必要情報をテキスト化したい
- 受信した受発注帳票を人が目視で基幹システムに登録するための確認作業が必要。
- お客様・仕入先ごとにレイアウトや項目名の表現・記載順番が受発注帳票毎に異なるため、帳票により必要情報の見る箇所が異なる。
Paperoid® 「帳票読み取りAI」 を導入することで解決！
- 多種多様なレイアウト帳票に対して、共通の必要情報の項目を登録することで読取箇所を範囲指定せずにテキスト化が可能。
- 項目名の表記ゆれ（同義項目名）の同義語登録による読取精度の向上が可能。
- テキスト化する項目の順番を定義することで、帳票の種類に関わらず同じ順番で出力ができるため、人の加工なく自動的に帳票登録することが可能。
課題④ 自社固有の要件にFITした活用がしたい
- 自社独自の活用方法に寄せた活用検討が発生。
- 電帳帳簿保存を視野に入れた対応が必要。
ご要望に沿ったカスタマイズ開発や他ソリューションとも組み合わせること解決！
- セキュリティポリシー、認証要件、その他標準機能の変更などご要望に沿ったカスタマイズが可能。
- 受発注に必要な情報のテキスト化だけでなく、電子帳簿保存法対応の製品への連携も可能(※2)
※2 「帳票読み取りAI」 から電子帳簿保存システムへの連携は、カスタマイズにて対応しております。弊社が取り扱っている快速サーチャーGX（インテック社の製品）となります。
導入メリット
紙出力・出社・紛失の心配が不要！
- リモートワークや外勤でも社外からFAX受信帳票を確認することができる！
- 送受信は、使っているメールからも送信・受信を行うことができる！
- 消耗品を心配せずペーパーレス化が図れる！
- 出社フリーによるパンデミックなどの影響リスクから回避できる！
FAXシステムの運用から解放！
- クラウドベンダーがシステム運用・障害復旧を行うため、他業務に専念することができる！
- 自社でシステム保有しないため、更改・保守作業が不要になる！
帳票の仕分けが自動！
- 取引先別、帳票別に振り分ける際、送付状の排除や発注部門（見積書・注文書など）、経理部門（請求書）などが扱う帳票を指定先のフォルダに振り分け、連携することができる！
- 振り分け後に帳票の記載情報を基幹システムに登録するためのテキスト化をAI OCRへ連携することができる！
帳票のテキスト化が実現！
- 振り分けられた帳票をフォーマット別または帳票種別にOCR実行することで、各部門担当者はOCR結果を確認・修正し、基幹システムへインポートする！
FAX受発注業務DXを実現するサービスについて
FAX受発注業務DXは、下記3サービスで構成されております。受発注業務を徹底的に効率化・自動化することで、デジタルトランスフォーメーション（DX）の一層の加速を促し、入力業務を次なるステージへ導きます。各サービスの詳細について、下記ボタンよりご確認ください。