経費精算とは？業務の流れや注意点、効率化のポイントを解説

公開日：2025年7月28日

経費精算は企業活動において欠かせない業務ですが、処理には多くの確認項目が含まれ、ルールや関連法規の遵守も求められています。

特に近年では、インボイス制度の開始や電子帳簿保存法の改正など、経費精算を取り巻く制度も大きく変化しています。制度対応を怠ると、法令違反により罰則を受ける可能性や企業の信用失墜・事業継続に支障をきたすリスクも生じかねません。

この記事では経費精算の基本知識や業務の流れ、注意点、よくある課題に加え、クラウド型経費精算システムの活用による業務効率化についても解説します。経費精算に関わる経理担当者や情報システム部門、経営企画部門の担当者はぜひ参考にして下さい。

■目次

1. 経費精算の基礎知識

まずは経費精算の定義や経費と費用の違い、精算の種類など、基本的な知識から解説します。会計処理上の用語やルールを誤解していると処理のミスやトラブルの原因になりかねないため、改めて理解を深めましょう。

1-1. 経費精算とは

経費精算とは、従業員が業務に必要な支出を一時的に立て替えた場合に、後から企業がその費用を払い戻す仕組みのことです。例えば、営業活動での交通費や出張時の宿泊費、会議での飲食代、事務用品の購入費などがこれに該当します。

精算時には、支出を証明する領収書やレシートを提出し、会社の所定フォーマットで精算書を作る必要があります。経理部門はこれらの内容をもとに、勘定科目の確認や会計処理・帳簿記帳を行います。

また、経費精算には承認フローが設けられており、上長や経理担当者のチェックを経て初めて支払いが実行される仕組みになっています。このプロセスによって、業務上必要な支出であることの確認と、不正防止が図られています。ただし、業種や企業の特性によって承認フローも多様化しており、システム上での対応が難しく課題を感じている企業も少なくありません。

1-2. 経費と費用の違い

経費と費用は混同されやすい傾向にありますが、経理や会計の実務においては明確に区別しなければなりません。

費用は企業活動全体にかかるコストを指す広い概念であり、人件費や原材料費、減価償却費など全てが含まれます。一方で、経費は事業を推進するうえで支払われるコストを指します。

経費精算の対象となるのは、主に従業員が業務上立て替えた支出や、日常的に発生する小口の経費に該当する支出です。経費は日々の業務の中で発生しやすく頻度も高いため、正しい勘定科目での仕訳や社内ルールに基づいた適切な処理が求められます。

1-3. 経費精算には3種類ある

経費精算は、支出の性質や業務状況によって主に3つの種類に分けられます。それぞれの精算タイプの特徴を理解することで、適切な処理方法と申請書類の使い分けが可能になります。

以下の表に、3種類の経費精算の概要と代表的な具体例をまとめました。

各種精算方法によって必要な証憑や申請フローが異なるため、申請者・承認者・経理担当のそれぞれが正しい知識を持って対応することが重要です。

2. 精算対象になる経費・ならない経費

経費精算を適切に行うためには、経費として認められる支出や認められないケースの正確な理解が不可欠です。

企業によって経費規定の詳細は異なるものの、基本的な判断基準を把握しておくことで、申請のミスや不正を防げます。以下では精算対象となる主な経費と、精算対象外の経費例を具体的に紹介し、併せてよく使われる勘定科目についても解説します。

2-1. 精算対象になる主な経費

会社が「業務上必要な支出」と判断したのであれば、経費として精算の対象となります。主な経費の種類には以下が挙げられます。

• 電車・バス・タクシーなど業務での移動にかかる費用
• 宿泊費・出張先での食事代・移動費など、出張時に発生した費用
• 取引先との会食、贈答品、手土産代など（ただし社内規定の範囲内）
• 文房具、プリンター用紙、パソコン周辺機器などの事務用品の購入費
• 携帯電話代、ビデオ会議用のWi-Fi利用料、郵送費など

これらの支出は業務との関連性を証明しやすく、領収書や請求書などの証憑が適切に添付されていれば、経費として認められることがほとんどです。

2-2. 精算対象にならない経費の例

一方で、業務と直接関係がない支出や証憑に不備がある場合は、経費として精算できません。以下のようなケースは注意が必要です。

• 証憑がない支出：領収書やレシートを紛失したもの（特別な事情がある場合を除く）
• 社内規定に違反する支出：社内で禁止されている高額接待、贈答など
• 上限を超えた支出：宿泊費・飲食費などで社内ルールを超えた金額の支払い
• 不自然な支出：休日の深夜に発生した飲食代など、業務との関連性が疑われるもの

経費精算の処理にあたっては、こうした対象外の支出が申請に含まれていないか、適切に確認することが重要です。経費精算システムを活用すれば、設定された内容に基づき、自動で判別できるため、業務の効率化にもつながります。

2-3. 経費精算でよく使われる勘定科目

精算された経費は、会計上の処理として「勘定科目」に振り分ける必要があります。適切な勘定科目を選択しなければ帳簿上の整合性が取れず、決算・税務申告にも悪影響を与えかねません。

以下は、経費精算でよく使用される主な勘定科目です。

• 旅費交通費：出張時の交通費、宿泊費、日当などの移動関連費用
• 接待交際費：取引先との会食費、贈答品など（税制上の制限あり）
• 消耗品費：文房具、オフィス用品、パソコン周辺機器などの備品購入費
• 通信費：電話代、インターネット接続費、郵送代などの通信関連費用
• 会議費：社内会議や来客時の飲食・軽食など（社内規定内の場合）
• 雑費：上記のいずれにも当てはまらない小額支出

勘定科目は細分化されていることも多く、自社の勘定科目表やマニュアルなどあらかじめ整備しておくことでミスを減らすことができます。

3. 経費精算に必要な書類と注意点

経費精算を滞りなく進めるためには、必要書類を揃えて正確に記載することが不可欠です。書類に不備があると、承認が遅れて業務効率が落ちるだけでなく、時期によっては会社の決算にも悪影響を及ぼしかねません。ここでは、経費精算に必要な主な書類と記載する内容、領収書の重要性について解説します。

3-1. 経費精算書の種類

経費精算書と一口にいっても、精算の目的や方法に応じて複数の種類が存在します。代表的なものは以下の3つです。

スムーズに精算業務を遂行するためには、社内でフォーマットを統一し、用途に応じて使い分けられるようにすることが重要です。

3-2. 経費精算書に記載する内容

精算書を提出する際は、以下のような情報を正確に記入する必要があります。

• 支払日・支払先・支払目的
• 金額と使用した勘定科目
• 利用内容の詳細（例：誰とどこで何の目的で使用したか）
• 証拠となる書類の添付（領収書・レシートなど）
• 承認者の署名または押印

また、インボイス制度対応の場合は以下の項目も必須です。

• 適格請求書発行事業者の登録番号（Tから始まる13桁）
• 適用税率
• 税抜金額と消費税額の明記

特にインボイス制度に対応した精算処理を行うには、請求書や領収書に上記情報が記載されていることを確認し、その情報を正確に転記することが求められます。

3-3. 経費精算に領収書が必要な理由

経費精算において、領収書やレシートなど、証拠となる書類の提出は必須です。これは、会計処理や税務調査において、支出の正当性を証明するための重要な証憑となるからです。

また、電子帳簿保存法に基づいて電子データとして保存する場合も、タイムスタンプや検索性などの保存要件を満たす必要があります。領収書を紛失した場合は再発行を依頼するか、念書など代替手段での提出ルールを決めておきましょう。

これら証憑の保存方法について、その運用は企業の保存ポリシーや対応すべき法制度の状況によって異なります。経理部門は常に最新の制度を把握し、適切な保存体制を整えることが不可欠です。

4. 経費精算の方法・流れ

経費精算は申請だけでなく、立替払い・領収書取得/保管・書類作成と申請・承認・支払いまで複数の工程があります。各ステップに注意点があり、ミスがあると差戻しによる支払い遅延の原因になります。
ここでは、一般的な経費精算の流れを5つのステップに分けて順に解説します。また仮払経費精算の場合についても紹介します。

1. 経費の立て替え・支払い
2. 領収書の受け取り・保管
3. 経費精算書の作成・申請
4. 上長の承認・経理担当者の確認
5. 立て替えた費用の支払い

4-1. 経費の立て替え・支払い

経費精算は、従業員が業務に必要な支出を立て替えることから始まります。営業活動や出張、備品購入など、業務遂行の中でやむを得ず個人で費用を支払う場面は多く存在します。
この時点で重要なのは「立て替えた費用が社内で経費として認められるものかどうか」です。従業員は事前に社内の経費規定を確認し、経費精算の対象であることを判断する必要があります。

4-2. 領収書の受け取り・保管

支払いを終えたら必ず領収書やレシートなどの証憑を受け取り、適切に保管します。証憑がなければ、いかに業務上の支出であっても経費として認められない場合があります。

最近では、紙の領収書ではなく、電子領収書やスマートフォンで撮影した画像データをクラウドに保存したりする会社が増えてきました。これらの電子データは、電子帳簿保存法やインボイス制度に準拠した形式で保管する必要があります。保存方法が最新の要件を満たしているか、また領収書に記載されている金額、日付、宛名、内容などに抜け漏れがないかも忘れずに確認することが重要です。

4-3. 経費精算書の作成・申請

領収書を揃えたら、次は経費精算書を作成します。会社指定のフォーマットに支出の目的・金額・支払先・勘定科目などを記入し、証憑と共に提出します。
この段階では、記入漏れや科目の誤り、添付資料の不足がないよう注意しましょう。最近ではスマートフォンやパソコンから簡単に申請できる、クラウド型の経費精算システムを活用する企業も増えています。

4-4. 上長の承認・経理担当者の確認

これは、提出された経費精算書をチェックするプロセスです。まず上長が業務上の妥当性を確認し、その後経理部門が会計処理の観点から確認します。
上長は「その支出が業務に必要なものだったか」、経理は「内容に問題はないか」「証憑が正しいか」「勘定科目の分類が適切か」といった観点からチェックします。経費精算システムを活用すれば承認状況が可視化され、承認漏れや差戻しの対応もスムーズです。

4-5. 立て替えた費用の支払い

最終承認が完了すると、会社から従業員に立て替えた費用が支払われます。多くの企業では月末や翌月初に一括精算されますが、給与と合算して支払われるケースもあります。

この時、社内で定められた精算締切日に遅れないよう、申請者側も計画的に手続きを行うことが重要です。申請に不備があると支払いが遅れることもあるため、ミスがないよう注意が必要です。

4-6. 仮払経費精算の場合

出張や高額な経費が想定される際、会社が従業員に予想される経費を事前に仮払いする、仮払精算という制度を設けている企業もあります。

仮払精算の場合、支出の発生後、従業員は仮払金額と共に実費金額、過不足金額などを記載した仮払経費精算書と領収書を提出します。通常の経費精算と同様、必要な承認・確認手続きを経て、企業は仮払金額との差額を請求または追加支給します。

仮払制度は従業員の立替負担を軽減する一方で、精算時の不一致や放置リスクがあるため、入念な管理が必要です。

5. 経費精算業務に関するよくある課題

経費精算は企業の日常業務として欠かせませんが、申請の不備による業務負荷や非効率的な業務フロー、制度対応の遅れなど、さまざまな課題が生じやすいといえます。特に企業規模が大きくなるほど、申請・承認のルートや管理項目も増え、複雑化しやすい傾向があります。
ここでは、現場でよく見られる代表的な5つのケースについて見ていきます。

1. 紙・エクセルによる非効率な処理
2. 人的ミスや属人化によるリスク
3. 承認フローの停滞と社内調整の煩雑さ
4. リモートワーク環境での精算処理の難しさ
5. システムによる法制度対応の遅れ

5-1. 紙・エクセルによる非効率な処理

紙やExcelを使った経費精算フローで運用している企業では、申請・確認・記録の全てが手作業で行われるため、作業工数が膨大になりやすい傾向にあります。手書きやExcel入力などの申請書では、ヒューマンエラーによる金額や日付などの誤記が増え、また、機械的なチェック機能が弱いためミスや抜け漏れが見過ごされやすく、差戻しなども増えることにより処理件数が膨らみます。

経理担当者も記載内容の確認に加え、手書き文字の読み取りや仕訳の手入力、領収書との突き合わせといった手間が重なり、結果的に精算処理全体のスピードが大きく低下します。

さらに、紙ベースの処理では申請書や領収書の紛失リスクがつきまとい、保管やファイリングにも人的コストがかかります。作業負担とリスクの両面で紙やExcelベースの運用は、デメリットが大きいといえます。

5-2. 人的ミスや属人化によるリスク

経費精算では、申請内容の妥当性や科目分類の判断を人の目と経験に頼ることが多く、属人化が進んでいる企業も少なくありません。例えば、経理担当者によって精算の基準や解釈が異なったり、特定の人が仕訳や承認のすべてを担っていたりすると、その人がいないと業務が滞ったり、引き継ぎが難しくなったりします。

また、申請者側でも「このくらいなら通るだろう」と自己判断でルールから外れた申請を行ってしまうことがあり、それを担当者が見逃してしまうと、不正や誤処理の発生につながります。このように、業務が属人化している状態は、リスクコントロールの観点からも対策が必要です。

5-3. 承認フローの停滞と社内調整の煩雑さ

申請書の回覧や上長の押印を必要とする承認フローでは、承認者が出張や休暇で不在の場合など承認が滞ることが頻繁に起こります。特に複数部署をまたぐような承認フローでは、ルールが定まっていないと誰が承認すべきかが曖昧になり、関係部署との調整に時間がかかることもあります。

承認ルートが明文化されておらず、申請者が都度確認しなければならないような状況では、ヒューマンエラーも起きやすく、処理の遅延にもつながります。こうした状況が続くと、従業員のストレスや不満につながる懸念があります。

5-4. リモートワーク環境での精算処理の難しさ

テレワークが浸透した現在、従来の紙ベースや対面を前提とした経費精算フローが、業務のボトルネックになっている企業もまだ多く残っています。紙の申請書を提出するためだけに出社する、または領収書を郵送するなど、非効率な対応を余儀なくされている従業員も少なくありません。

さらに、物理的に距離があることで承認プロセスが遅れる、リアルタイムでの確認や進捗の可視化ができないといった問題も発生します。柔軟な働き方を支えるには、精算業務の仕組みもデジタル化・クラウド化が不可欠です。

5-5. システムによる法制度対応の遅れ

近年、インボイス制度の開始や電子帳簿保存法の改正など、経費精算業務に関わる法制度が大きく変化しています。こうした制度に対して適切に対応できていない場合、税務調査での指摘や追加徴収のリスクが高まり、企業全体の信用問題にもつながりかねません。

例えば、インボイス制度では「適格請求書発行事業者の登録番号」「適用税率」「消費税額」の記載が必須となり、電子帳簿保存法ではスキャナ保存や電子取引の保存要件に厳格なルールが設けられています。制度対応を人力に頼って行うのは現実的ではなく、対応力のある経費精算システムの導入が必須です。

システムによるインボイス制度や電子帳簿保存法への対応については、以下より詳細をご覧ください。

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6. 経費精算業務を効率化するポイント

前述のような課題を解決して経費精算業務の効率と正確性を高めるには、手作業や属人化から脱却し、業務を標準化・自動化することが重要です。業務効率化を実現するために、以下の4つの方法を紹介します。

1. 経費精算システムの導入
2. 法人カード・キャッシュレス決済の活用
3. ペーパーレス化とスマートフォン連携の促進
4. 社内ルールの整備と従業員への周知徹底

6-1. 経費精算システムの導入

効率化の第一歩として有効なのが、クラウド型の経費精算システムの導入です。経費精算システムの活用により、申請から承認、仕訳、支払いまでの一連のプロセスの一元化・自動化が可能になります。

紙やExcelによる手入力の手間を省き、申請ミスの自動検知や領収書の画像添付による電子保存にも対応できるため、業務スピードと精度が格段に向上します。また、会計ソフトとの連携により仕訳の入力や帳簿処理も効率化され、経理部門の負担も軽減されます。

6-2. 法人カード・キャッシュレス決済の活用

経費の立替や仮払を削減し、申請プロセスを簡素化する手段として、法人カードやキャッシュレス決済の導入も有効です。これにより利用履歴が自動で取得・反映されるため、申請者の入力負荷を減らせます。
さらに、現金精算をなくすことで不正や金銭管理のリスクも低減し、支出と証憑を確実に紐づけて管理できる点もメリットです。

6-3. ペーパーレス化とスマートフォン連携の促進

電子帳簿保存法の改正により領収書や精算書の電子保存が可能になったことから、多くの企業でペーパーレス化が急速に進んでいます。

スマートフォンで領収書を撮影してそのまま申請できるような仕組みを整えると、出張先や外出先からもスムーズに申請できます。データの検索性や改ざん防止機能も強化され、監査や税務対応にも対応しやすい体制の構築が可能です。

6-4. 社内ルールの整備と従業員への周知徹底

どれほど優れた経費精算システムを導入しても、社内のルールや運用基準が明確でなければ、正しい運用にはなりません。経費精算の対象範囲や申請期限、禁止事項、承認ルートなどを文書化し、従業員に十分周知することが重要です。

マニュアルやFAQ、説明会などを通じて理解を深めてもらい、現場と管理部門の双方でルールを共有する体制を築くことで、制度運用の安定化とトラブルの防止が期待できます。

7. 経費精算システムを導入するメリット

経費精算業務における課題の多くは、経費精算システムの導入によって解決が可能です。申請・承認・仕訳・証憑管理まで一元的に処理ができ、業務負荷の大幅な軽減や内部統制の強化が図れます。さらにクラウド型の経費精算システムであれば、法改正への即時対応や高頻度のシステムバージョンアップなどもスムーズに行えます。

ここでは、経費精算システム導入による以下3つのメリットについて解説します。

1. 経費精算業務の負担軽減
2. 不正防止と法令対応によるガバナンス強化
3. 時間や場所にとらわれない柔軟な申請・承認

7-1. 経費精算業務の負担軽減

経費精算は本来、業務に必要な支出を処理するためのシンプルな行為です。しかし、手作業が多い企業では申請から精算までに多くの工数がかかり、従業員と経理部門の双方にとって負担となります。

経費精算システムを導入すれば、こうした手間の削減が可能です。従業員はスマートフォンやPCからいつでも申請が可能で、入力内容はシステム上で自動的にチェックされるため、ミスや記入漏れを防ぐことができます。また領収書も撮影して同時にアップロードできます。

申請内容から自動的に仕訳データが生成されるため経理部門では仕訳データの登録や勘定科目の確認作業がなくなります。さらに会計システムと連携している場合、会計システムへの転記作業も無くなります。作業や会計システムへの転記の手間も減ります。これにより、申請者・承認者・経理担当の全てが処理時間を短縮でき、コア業務に集中できる環境を整えられるでしょう。

7-2. 不正防止と法令対応によるガバナンス強化

経費精算は会社のお金を扱う行為であり、不正や不適切な申請が行われるリスクがあります。また、税務調査や監査においても、証憑や承認記録に不備があれば指摘を受ける可能性があります。
経費精算システムを活用すれば承認フローを事前に設定できるため、上長や経理が確認するプロセスを組み込めます。申請・承認・変更・差戻しといった一連の履歴は全てログとして記録され、監査証跡としても活用できます。

さらに、電子帳簿保存法やインボイス制度にも対応可能な経費精算システムであれば、適格請求書の保存や検索、改ざん防止といった要件を満たすデータ管理も可能になり、法令対応と内部統制の両立に役立ちます。

7-3. 時間や場所にとらわれない柔軟な申請・承認

リモートワークや出張が多い場合、紙の申請書や社内専用端末を前提とした経費精算業務では対応が遅くなりがちです。クラウド型の経費精算システムなら、インターネット環境があればどこからでも申請・承認の実行が可能です。

スマートフォンやタブレットからの操作にも対応していれば、外出中に領収書を取り込み、その場で経費精算申請をしたり、承認者が休憩時間に処理を済ませたりといった柔軟な運用ができます。これにより、申請や承認の滞留を防ぎ、経費支払いまでのプロセスをスピーディに完了させられます。

経費精算システムとスマートフォンの連携によってできることについては、以下よりご確認ください。

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8. クラウド型経費精算システムで解決できること

近年はクラウド型の経費精算システムが主流です。インストール不要で手軽に始められるだけでなく、タイムリーに法制度対応ができるものやスムーズなバージョンアップによる機能追加、また社内ガバナンスの強化から業務効率化までをトータルで支援できることが、クラウド型経費精算システムの最大の強みです。導入前に確認すべきポイントや主な特徴を紹介します。

8-1. 導入前に確認すべきポイント

クラウド型のシステムは多機能である一方で、自社の業務要件に合わないシステムを選んでしまうと、かえって使いづらくなるリスクもあります。導入前には以下のようなポイントを確認しましょう。

• 自社の業務への適合性
• 他の業務システムとの連携可否
• PCだけでなく、スマートフォンやタブレットでの操作性
• インボイス制度や電子帳簿保存法への対応状況
• 導入支援体制の充実度
• 運用後のサポート体制

クラウド型経費精算システムは、現在利用している会計ソフトや給与計算システム、勤怠管理システムなどと連携できることが望まれます。データ連携がスムーズであれば、手作業による転記や整合性を確認する手間が大幅に減り、既存の業務システム領域の業務手順を変更する必要もありません。

また、現場の従業員が日常的に使うものだからこそ、操作性やUI（ユーザーインターフェース）が優れ、直感的に使えることも定着のためには重要です。その他、必要な機能が標準で搭載されているか、それぞれ追加費用が発生するかどうかも含めて比較検討することが求められます。

8-2. クラウド型経費精算システムの特徴と導入メリット

クラウド型経費精算システムには、以下のような特徴と導入効果があります。

• インターネットさえあれば、場所を問わず利用可能（在宅・出張・海外にも対応）
• 随時アップデートが行われ、常に最新機能を利用可能
• 経費申請から承認・仕訳・支払いまで一元化し、二重入力や確認ミスを削減
• ワークフローや承認ルートを柔軟に設定でき、組織のルールに合わせやすい
• 電子帳簿保存法やインボイス制度への対応機能を標準搭載している製品が多い

これにより申請・承認業務の効率化だけでなく、法制度の遵守や内部統制の強化も同時に実現できます。

9. クラウド型経費精算システムならSpendia

「経費精算業務を効率化しながら、ガバナンス強化と法令対応も確実に行いたい」と考える企業には、クラウド型経費精算システムの導入をおすすめします。中でもSpendiaは、特に大企業・中堅企業のニーズに対応する柔軟性と拡張性を備えた、国産のクラウド型経費精算システムです。

主な特長は、業務に合わせてカスタマイズ可能な設定項目の豊富さや、操作性の高いUIなどが挙げられます。また、スマートフォンからの申請・承認にも完全対応しており、出張や外出先でもセキュア且つリアルタイムに処理を進められます。

電子帳簿保存法やインボイス制度への対応は当然ながら、複雑な承認フローや部門別ルールにも柔軟に対応が可能で、情報システム部門・経理部門の管理負担の軽減にも効果的です。

導入支援やヘルプデスクなどのサポートも充実しており、初めての経費精算システム導入でも安心して利用できるでしょう。経費精算業務の抜本的な見直しを検討している場合は、以下のリンクからSpendiaの無料資料請求や問い合わせをご活用ください。

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