Spendia　電子帳簿保存法対応

Spendiaは、経費精算関連文書における電子帳簿保存法の令和3年度税制改正に対応しています。

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経費精算関連文書（領収書・請求書）電子保存の流れ

Spendiaなら紙も電子もハイブリッドで電子保存が可能！

令和3年度税制改正について（一部抜粋）

国税関係書類のスキャナ保存の要件緩和

タイムスタンプの緩和

令和3年度税制改正ではタイムスタンプについて以下の緩和がされています。

●タイムスタンプに関する3つの緩和

1. 現行制度では3営業日以内であるタイムスタンプの付与期間を記録事項の入力期間である最長2ヶ月＋概ね7営業日以内に延長。
2. 受領者がスキャナで読み取る際に必要だった国税関係書類への自署が不要。
3. 電子保存したデータについて訂正又は削除を行った事実とその内容を確認できるシステム（訂正又は削除を行うことができないシステムを含む。）において、その電磁的記録の保存を行うことをもって、タイムスタンプの付与に代えることが可能。

検索要件の緩和

電子データを保存した後、閲覧者が膨大なデータの中から特定のデータを探しやすくするため検索機能を確保する必要があります。
改正前は範囲指定や項目の組み合わせが設定できる機能が必須でしたが、令和3年度の税制改正では以下の緩和が行われます。

●これまでの検索要件

1. 取引などの年月日、勘定科目、取引金額、その他国税関係帳簿の種類に応じた主要な記録項目を検索条件として設定。
2. 日付または金額にかかる記録項目は範囲を指定して検索できること。
3. 2つ以上の任意の記録項目を組み合わせて検索できること。
4. 請求書や領収書など、書類の種類別に検索できること。
   （勘定科目別に検索できる場合も可）

●令和３年度改正による検索要件

1. 検索項目は取引等の年月日、取引金額、取引先の３項目に限定。
2. 範囲指定や複数項目の組み合わせ検索機能の確保は条件付きで不要。
   ※ただし、国税庁等が電子データのダウンロードを求めた場合に対応すること

電子取引データの保存の厳格化

令和3年度の税制改正では、電子取引データを保存する場合、書面での保存ができなくなります。
これまでは電子データに加え、書面での保存も容認されてきましたが、2022（令和4）年1月1日以降は電子取引データは書面での保存ができなくなります。（災害などのやむを得ない事情がない限り、電子取引データは法令に則った形での保存が必要）

【保存場所について】
電子取引データは各税法に定められた保存場所に定められた期間保存し、納税地で明瞭な状態で出力できる必要があります。
上記を満たしていれば、クラウドやオンラインストレージなどにも保存できるようになりました。

【取引データの措置】
電子取引データの取り扱いには、以下の4つの措置が必要です。

1. タイムスタンプを付与してからデータを授受する
2. 取引データ授受後、２ヶ月以内にタイムスタンプを付与する
3. 訂正削除の記録が残る あるいは 訂正削除ができないシステムを利用​する
4. 訂正削除の防止に関する事務処理規定を備え付ける

【データの保存要件】
電子取引データの保存は、以下3つの要件が必要です。

1. 電子取引データの授受システムの概要書や、データを閲覧・出力するためのマニュアルを備え付ける。
2. 保存期間中は、電子取引データを14インチ以上のディスプレイ、プリンタに整然かつ明瞭な状態で出力できるようにする。
3. 取引の年月日・金額・取引先の3項目で検索できるようにする。検索は範囲指定ができ、取引先名称も含め2つ以上の項目で複合条件設定ができるようにする。

電子取引による取引情報の保存に関しても、スキャナ保存制度と同様にタイムスタンプの付与は最長約2ヶ月以内、検索要件は取引等の年月日・取引金額・取引先の３項目のみに緩和されています。
なお、法人の前々年度の売上高が1000万円以下である場合、税務調査時等に電子データのダウンロード要求に応じれば検索要件の全てが不要です。

罰則規定の制定

令和3年度税制改正により大幅な緩和がされる一方でペナルティも強化される為、今後はよりいっそう企業側のモラルやガバナンスが問われていくことになります。電子保存された事項に関して、隠蔽、仮装された事実に基づく期限後申告、修正申告または更生などが発覚した場合、通常課される重加算税の額にさらに10％相当の金額が加算されます。金額面の負担だけでなく、不正を行なっていたという事実による企業のブランドイメージを大きく損なうことにもなるため、丁寧に進めていく必要があります。

電子帳簿保存法の令和3年度税制改正に対する機能

上述した税制改正に対応する以下の機能がSpendiaには実装してあります。

①訂正・削除ログ管理機能

Spendiaでは、電子取引及びスキャナ保存のタイムスタンプの緩和要件に対応するため、電子保存したデータについての訂正・削除のログ管理機能を実装しています。

②タイムスタンプ付与設定

令和3年度税制改正におけるタイムスタンプ付与についての緩和により、訂正削除のログを管理する機能を有しているシステムではタイムスタンプ付与を行わずとも運用は可能です。一方で、旧制度で運用しているお客様や、タイムスタンプ運用を実施したい個社要件にも対応する為、SpendiaではタイムスタンプのON/OFFの切替ができる（電子取引はOFF固定）機能を実装しています。

③入力期限の設定機能

令和3年度税制改正における国税関係書類のスキャナ保存の要件が入力期限の観点でも緩和されました。
これにより重要な書類（請求書や領収書など）の入力期限については、２カ月と概ね7営業日以内(業務サイクル後速やかに）に入力することが入力期限となり、これまでのルール（経費精算の領収書などのスキャナ保存で概ね３営業日以内に入力）から大幅な緩和となります。（更に自署も不要に）
Spendiaはお客様の運用に合わせて、入力期限の設定を自由に設定できます。

④検索項目の法要件対応

電子取引における保存要件_検索機能の確保に対応する形で、Spendiaには必要な検索項目(取引年月日、取引金額、取引先)を実装しています。
また、法要件としては必要なくとも業務上必要になる検索項目についても、追加ができる仕様となっています。

⑤データの一括ダウンロード機能

Spendiaでは電子保存されているデータを一括ダウンロードできるため、電子取引の保存要件_検索機能のうち「税務職員からの求めに応じて一括ダウンロードができる場合、一部の検索機能は不要」の条件にも合致しています。
（法要件的には検索機能は不要ですが、実務上必要な機能の為検索機能は実装しています）

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