経費精算にAIを活用！AI-OCRが使えるおすすめのシステムも紹介
公開：2025年10月
■目次
多くの企業では、経費精算業務の煩雑さが大きな課題となっています。特に、紙の領収書をもとに手入力で申請し、経理部門が1件ずつ内容を確認・仕訳を行う作業は膨大な時間と手間がかかるだけでなく、ミスや不正の原因にもなります。
こうした課題を受け、経費精算業務におけるAI活用の可能性に注目が集まっています。AIを活用すれば、領収書・請求書など情報の読み取りや申請内容の入力・仕訳の分類、さらには不正の検知まで行うことができます。
さらにAIエージェントも取り入れることで、経理担当者の指示に従いチェック作業を代行することにより大幅な業務効率化も実現できます。
この記事では、経費精算業務における課題とAI活用のメリットを整理しながら、AI搭載型経費精算システムの仕組みと機能について解説します。
1. 経費精算業務の現状とAIができること
まずは、多くの企業が抱えている経費精算業務に関する課題と、AIがどのように活用できるのかを説明します。
1-1 経費精算におけるよくある課題とは？
多くの企業において、経費精算業務には未だにアナログなプロセスが残っているのが現状です。例えば、紙の領収書を回収してExcelやシステムに手入力し、経理部門が申請内容を目視で確認するケースです。
このようなプロセスでは、ミスや不正のチェックを各人が行わなければならず、作業者の負担は非常に大きいといえます。また、経費ルールが部署ごとに属人的に運用されていたり、ルールそのものが周知されていなかったりする場合、差戻しや人力での確認作業が頻発するでしょう。
その結果、月末や期末など申請が集中するタイミングでは処理が遅れ、従業員のストレスも増大してしまいます。さらに、不正請求や重複申請の発見が難しいことから、企業ガバナンス上のリスクが高まります。
1-2 AIにより経費精算の自動化が可能に
こうした課題に対しては、AI技術の活用が有効です。申請内容の入力や費目分類の自動化や、不正の事前検知などがAIにより実現されることで、従来人手に依存していた業務を大幅に効率化できます。
特に注目されているのが、AI-OCR（AI搭載型文字認識技術）です。これは、従来の「光学文字認識（OCR：Optical Character Recognition）以下、OCR」にAIの機械学習アルゴリズムを組み合わせることで、例えばユニークなフォーマットに記載された手書きの文字であっても、高精度に読み取ることができる技術です。
申請情報の入力や内容の確認、仕訳分類、ルールチェックまで自動化できるため、経理部門の負担が大幅に軽減されます。また、AIは過去のデータを学習して常に精度を高めるため、使えば使うほど業務に適合するシステムへと進化するのも大きなメリットです。
1-3 AI-OCRとは？一般的なOCRとの違い
OCRは、画像やスキャンデータから文字を抽出する技術として以前から利用されてきました。しかし、従来のOCRは決まったレイアウトで印刷された帳票にしか対応できず、手書き文字や異なるフォーマットの帳票からの読み取り精度が大きく低下してしまうことが難点でした。
一方、AI-OCRでは、帳票の構成や使用されている用語の使い方をAIが学習することで、記載された情報をより正確に認識することができます。フォーマットがバラバラな領収書や請求書、外国語の帳票からも精度の高い情報を読み取ることが可能です。
AI-OCRは経費精算業務の中でも、特に入力業務とチェック業務の負担を大きく軽減する技術として期待されています。
2. AI搭載型経費精算システムの機能と仕組み
AI搭載型経費精算システムの機能は、文字を読み取るだけではありません。ここでは主な機能や仕組みをさらに深掘りします。
2-1 領収書・レシートの自動読取
前述の通り、AI-OCRを搭載した経費精算システムの機能は様々なフォーマットに対応しているため、スマートフォンやスキャナで撮影した領収書・レシートの画像を読み取り、文字情報を抽出・自動入力することが可能です。
手書きや印刷を問わず高精度な認識ができ、店舗名・日付・金額・支払い方法・用途などの項目を自動抽出します。AI補正により、斜めに撮影された画像や影が映り込んだ画像であっても、正確に処理される点も強みと言えます。
2-2 費目や仕訳の自動分類
AIは過去の申請履歴や社内ルールを学習することで、領収書や明細から抽出した情報をもとに、適切な勘定科目や費目の自動分類を行います。
例えば、飲食店での支払いであれば「交際費」、出張のホテル代であれば「宿泊費」といったように、勘定科目が自動で選択されるため手動入力は不要です。
自社のルールに合わせた費目設定も可能で、分類の精度は使うほどに向上します。税区分や支払い方法に応じた経理処理も自動化され、経理部門による確認作業を大きく抑えられます。
2-3 経費ルール違反などの不正検知
AI搭載の経費精算システムは、不正やミスの検知が可能です。例えば、同日に同じ経路で複数回申請された交通費や、上限金額を超えた接待費、使用禁止ワードが含まれた用途などを自動的に判別し、アラートを表示します。
これにより、経理部門が全ての申請に目を通さなくても、ルール違反や不正の懸念がある申請を重点的にチェックすることができるため、内部統制の強化につながります。
経費精算システムの不正検知機能については、以下のページも参考にしてください。
2-4 他システムとの連携（会計ソフト・人事システムなど）
費精算システムは、単体で完結するものではありません。AI搭載型のシステムでは会計ソフトや人事システムとのAPI連携が容易にできる製品も多く、一度入力されたデータを他のシステムに反映させることもできます。
例えば、申請が承認された経費データを会計システムに自動仕訳として連携したり、人事システムと連携して社員情報や部署情報を自動反映したりすることで、入力ミスや二重登録を防止できます。
CSV形式での入出力にも対応していれば、独自システムや外部クラウドサービスとの柔軟なデータ連携も可能です。
経費精算システムと連携できる外部サービスの例は、以下のページからも確認できます。
3. 経費精算システムの選び方と比較ポイント
「AI機能がある経費精算システムだから優れている」というわけではありません。システムを選ぶ際は、自社の業務との相性が重要です。以下では、経費精算システムを選ぶ上で押さえておきたい5つの比較ポイントを解説します。
3-1 自社の業務フロー・運用ルールと合致するか
まず重要なのが、自社の業務プロセスに柔軟に対応できるかどうかという点です。例えば、部署ごとに承認経路が異なる場合や、金額や用途によって複雑な承認ルートが設定されている企業では、ワークフローの柔軟性が求められます。
また、出張精算や仮払金処理、定期交通費の管理など、企業ごとに異なる経費ルールに対応できるかどうかも確認すべきポイントです。特に大企業では、部門ごとに運用ルールが異なるケースも多く、テンプレート型のシステムでは対応しきれない場合があります。特に、海外拠点を持つ企業では、多通貨対応や現地規制に準拠した対応がとれるかどうかも重要なポイントとなるでしょう。
3-2 AI-OCR機能の精度と範囲
AI-OCR機能は、製品によって得意分野が異なるケースがあります。特徴をよく見極めることが大切です。
手書き領収書や感熱紙といった複数種の用紙でも対応できる、レシートに英語・中国語などの外国語が含まれていても問題ない、業界特有の感情項目を正確に判別できる、といった特徴は、製品によって異なります。自社にとって重要度の高い領域への対応が不十分な製品を選定してしまうと、人力による補正が必要になることもあり、システム導入の意味が薄れてしまいます。
3-3 会計ソフト・他システムとの連携性
経費精算システムは既存の会計ソフトや人事システム、ワークフローシステムといかにスムーズに連携できるかという点も重要です。
会計システムとのAPI連携により、承認済みの経費情報をそのまま仕訳データとして自動反映できれば、経理担当者の手作業は大幅に削減されます。また、人事システムと連携することができれば、社員情報・部署・役職などが自動更新され、申請時の誤入力や設定漏れの防止を実現することが可能です。
さらに、CSVやExcel形式での入出力に対応しているか、シングルサインオン（SSO：Single Sign-On）や外部ID管理サービスとの連携が可能かどうかも確認しておくと、将来的な拡張性やセキュリティ面も安心です。
経費精算システムのセキュリティ対策機能の例は、以下のページを参考にしてください。
3-4 UI/UXとモバイル端末対応
現場の従業員が「使いやすい」と感じることも、システムの定着に大きく影響します。いくら高機能なシステムでも、操作が煩雑であれば現場に浸透せず、逆に業務効率が低下する恐れがあります。
そのため、画面設計が直感的で分かりやすいか、スマートフォンやタブレットと言ったモバイル端末からでもスムーズに申請・承認が行えるか、という点も重要です。
カメラで領収書を撮影してそのまま申請できる、交通費がアプリから自動取得される、GPSと連動して出張ルートを記録するなど、モバイル端末に搭載されたアプリやサービスとの連携機能も注目すべきポイントです。
また、操作マニュアルやヘルプ機能の充実度も、導入後のユーザーサポートの観点であらかじめ確認しておくとよいでしょう。
経費精算システムのスマートフォン対応については、以下のページもご覧ください。
3-5 導入サポートと運用体制
導入時のサポートや導入後の運用支援体制の確認もポイントです。特に、初期導入時には設定作業や社内トレーニングの支援の有無が、スムーズな立ち上げに直結します。
導入後も、操作方法に関する問い合わせ先の充実度や、トラブルが発生した際に迅速かつ丁寧な対応がある体制が提供されるかが重要なポイントです。電話・チャット・メールなど複数チャネルでのサポートがあるか、対応時間、必要な言語が対応しているか、など、自社の業務に則したサポートを受けられるように確認しておきましょう。
さらに、ユーザーの声を取り入れて製品機能を継続的に改善しているか、定期的なアップデートが行われているかどうかも、長期的な活用を前提とした製品選びには欠かせません。
4. 新しい経費精算システムに乗り換える際の注意点
既に経費精算システムを導入している企業が新しいシステムへ乗り換える場合、いくつかの注意点するべきポイントがあります。
まず、移行前には社内の経費ルールや申請フローを一度見直すことが重要です。既存システムに依存した運用が長年続いている場合、非効率なルールや例外処理が存在していることも多いため、新しいシステムに合わせて整理する必要があります。
また、導入初期には操作トレーニングや問い合わせ対応など、従業員のサポートに一定の時間とコストが発生します。特に規模の大きい企業では、段階的な切り替えや並行運用期間の確保が成功の鍵になることをよく認識しておきましょう。
さらに、既存システムとのデータ連携や過去データの引き継ぎ方法も、事前に確認しておくことが大切です。仕様によっては、一部手動による作業が発生するケースもあります。
導入に伴いFAQの整備や社内マニュアルの更新など、定着を促すための社内体制づくりも欠かせません。
5. AI搭載のクラウド型経費精算システムSpendiaの特徴
経費精算業務の効率化とガバナンス強化の両立を実現できるサービスが、クラウド型経費精算システム「Spendia（スペンディア）」です。SpendiaはAIエージェントを始めとしたAI技術を多方面に活用しており、大手企業を中心に導入が進んでいます。ここではSpendiaの主な特徴を3つの観点から紹介します。
5-1 申請・検印・問い合わせなどの業務をAIで効率化し、不正リスクも低減
Spendiaの1つ目の特徴は、AI-OCRやAI検印、AI問い合わせなどのAI機能を搭載している点です。
生成AIを活用したAI-OCRは領収書・レシートを高精度で読み取り、自動的に申請フォームへ情報を反映します。申請内容に不備やルール違反があれば、AIがリアルタイムで検知し、差戻しや修正指示を行います。
AI検印機能は、経理部門による最終チェック（検印）フェーズを自動化・支援し、重複領収書や水増し請求といった不正パターンの高精度検出も可能です。これによりチェック作業の工数を大幅に削減し、不正防止にも大きく貢献します。
さらに、AI問い合わせ機能により、ユーザーからの問い合わせ対応の自動化も実現します。申請者が入力エラーや差戻し理由を確認する際に、AIチャットが24時間365日対応をするため、問い合わせ工数の削減とユーザー満足度の向上に役立ちます。
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5-2 企業規模・業務に合わせた柔軟なワークフローと連携機能
Spendiaは、大企業特有の複雑な組織構造や承認フローにも柔軟に対応できる点も強みのひとつです。例えば、組織・金額・費目ごとに異なる承認ルートを自由に設計できる他、部署横断のフローや例外処理もシステム上で対応可能です。
また、会計ソフトや人事システムとのAPI連携にも優れており、申請データを自動で仕訳に反映したり、社員情報を同期することで、煩雑な事務作業を大幅に削減できます。さらにクラウドベースで提供されているため、テレワークや多拠点展開の環境であっても、時間や場所を問わず利用できることも大きな利点です。
Spendiaの汎用的なワークフロー機能については、以下のページも参考にしてください。
5-3 導入時のサポートと継続的なアップデート
Spendiaは、導入から運用まで一貫してTIS株式会社がサポートします。
初期導入時には、操作トレーニングや業務設計支援を行い、現場へのスムーズな定着をサポートします。また、ユーザーからのフィードバックをもとに、UI/UXや機能の継続的なアップデートが実施されており、長期間にわたって使いやすさを維持することができるのです。
さらに、国内での運用・保守体制の整備により、トラブル時の問い合わせにも迅速に対応しています。セキュリティや監査対応（ログ管理、アクセス制御など）も充実しているため、従業員の就業環境が多岐にわたるような上場企業・大企業にとっても安心して導入できる体制が整っています。
6. 経費精算システムへのAI導入は企業運営も変える
AI-OCRによる自動入力、不正検知、問い合わせ対応の自動化など、AIは経理業務の生産性を飛躍的に高めます。他方、AI技術を活用した経費精算システム導入は経理業務に効率化という恩恵をもたらすのみではありません。
特にSpendiaのような、実務に即したAI機能を網羅し、大企業向けに柔軟な運用設計が可能であるクラウド型システムを導入・活用することは、長期的な視野で見ると企業全体の業務変革の実現にもつながります。
経費精算の見直しを検討している企業にとって、AI搭載型システムの導入は理想をかなえる大きな一歩となるはずです。まずは資料請求やデモを通じて、実際の機能や使い勝手を確認し、自社に最適なソリューションを選定することをおすすめします。
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